Personeel & Organisatie
In IPO verband is een visie op werkgeverschap 2025 vastgesteld. Binnen de provincie vindt de vertaalslag plaats in het programma Plaats, Omgevings- en Tijdsbewust (TOP) Werken. De beschikbaarstelling van faciliteiten voor thuiswerken is versneld.
In verband met de Covid19 zijn de organisatiebrede opleidingstrajecten deels of niet gerealiseerd. Wij stellen u via een resultaatbestemming voor van €105.000 euro; dit bedrag toe te voegen aan het onderdeel overhead van de begroting 2021 teneinde een inhaalslag te kunnen maken.
Covid19 en interne Communicatie
Om collega’s op de hoogte te houden en toch een gevoel van verbondenheid te organiseren is er veel werk besteed aan een interne webcast voor medewerkers.
Zeven keer is dit instrument ingezet waarbij niet alleen het topmanagement duiding kon geven aan de maatregelen die we in coronaverband hebben genomen, maar ook voor een menselijk en collegiaal perspectief. Met toenemende professionaliteit werden collega’s of gasten geïnterviewd.
Informatievoorziening en ICT
Er is onderzoek uitgevoerd naar de opzet en werking van de Informatiefunctie. Deze past niet meer bij de huidige en toekomstige opgaven. Er zijn korte en lange termijn aanbevelingen gedaan, die momenteel worden uitgewerkt.
De ICT-infrastructuur heeft een eerste moderniseringsslag gemaakt met een nieuwe werkomgeving en laptops voor iedereen. Dit vormt de basis voor de modernisering van de kantoorautomatisering in 2021 en verder. Het zaakgericht werken (programma ‘DA’S digitaal’) heeft bovendien de eerste producten opgeleverd. Daarmee verbeteren we onze dienstverlening, bijvoorbeeld door klantvriendelijke webformulieren en toegankelijke dossiers.
Financiën
De Begroting 2020 en de nieuwe stijl waarin we deze in 2019 hebben gepresenteerd, was de uitkomst van het traject om te komen tot een betekenisvolle P&C cyclus. De voorliggende jaarrekening 2020 is het sluitstuk van de vernieuwing, waarmee nu ook de verantwoordingskant van de P&C cyclus is afgerond.
Eind 2020 is door de griffie een onderzoek uitgevoerd naar de ervaringen met de nieuwe P&C cyclus. De uitkomsten waren op belangrijke doelstellingen van de betekenisvolle P&C cyclus positief: de leesbaarheid, compactheid en toegankelijkheid worden door uw Staten over het algemeen als goed beoordeeld.
• Lastneming subsidies
Begin 2019 heeft de commissie BBV in een handreiking de lastneming subsidies vastgelegd. De afgelopen jaren is met BZK, accountants en IPO veelvuldig (constructief) overleg gevoerd over de lastneming subsidies. In het najaar van 2020 is over de te volgen werkwijze overeenstemming bereikt. We hebben de financiële verordening op dit punt aangepast (Statenvoorstel 2020/1102242 ).
Voor subsidies onder de € 1,5 miljoen kan onze huidige werkwijze gehandhaafd blijven. Voor subsidies boven dit bedrag worden de prestatielevering leidend. Lopende het overleg (boekjaar 2019 en 2020) wordt de bestaande werkwijze gedoogd.
• Fiscaliteit
De provincie valt onder het regime van Horizontaal Toezicht (HT). Dit betekent dat de Belastingdienst grotendeels steunt op onze eigen fiscale beheersing ten aanzien van de aan haar verschuldigde belasting. In HT- verband vindt periodiek afstemming plaats met de Belastingdienst, met name over onderwerpen waar verschil van inzicht kan bestaan over de fiscale verwerking.
Onze HT-relatie vraagt proactieve afstemming met de Belastingdienst op een verscheidenheid aan dossiers. In 2020 betrof dit o.a.:
- Een voorstel rond een andere verwerking van de omzetbelasting. Op basis van de besluitvorming van de Belastingdienst, zullen wij een aantal voorgestelde correcties doorvoeren. Ze hebben hoofdzakelijk betrekking op onterecht door ons gevorderde btw bij het Btw Compensatiefonds over de periode 2015 -2019. Hiervoor hebben wij overlopend passief van afgerond € 0,7miljoen opgenomen in de rekening 2020.
- De interpretatie van de Belastingdienst van het ‘Besluit noodmaatregelen coronacrisis’ van de Staatsecretaris van Financiën. Hoewel het besluit kortweg goedkeurt dat een onbelaste vaste vergoeding van de woon-werkreiskosten zolang gebaseerd mag blijven op de reispatronen van vóór de coronacrisis, kan de provincie zich naar opvatting van de Belastingdienst niet beroepen op deze goedkeuring. Hoewel wij deze opvatting niet delen, betrekken wij vooralsnog de vergoeding in de heffing en zullen wij bezwaar aantekenen tegen het ingenomen standpunt van de Belastingdienst.
- Sinds invoering van de Wet modernisering Vpb-plicht overheidsondernemingen, kunnen economische activiteiten van overheden onderworpen raken aan de heffing van vennootschapsbelasting. Begin 2021 heeft de Belastingdienst onze aangiften 2016 en 2017 conform vastgesteld. Naar onze verwachting zal dat inhouden dat wij ook de navolgende jaren geen vpb verschuldigd zullen zijn, voor zover er geen andersoortige activiteiten worden ondernomen.
Facilitair
Om een volledig energieneutrale vastgoedportefeuille te krijgen, worden diverse verduurzamingsmaatregelen ingezet. Een daarvan is het plaatsen van zonnepanelen (IPO opgave). Het gaat voor de provincie om circa 600 zonnepanelen plus accusystemen voor de opslag. Voor deze nieuwe investering vragen wij om in 2021 een investeringskrediet van € 675.000 beschikbaar te stellen. De budgettaire gevolgen zijn nihil omdat de afschrijvingslasten en overige kosten ongeveer even hoog zijn als de besparing op de energielasten.
Informatieveiligheid
Wij hebben de capaciteit en verankering van informatieveiligheid in de organisatie in overeenstemming gebracht met onze ambities. Er is een elementair Information Security Management System (ISMS) opgezet en geïmplementeerd. In 2021 wordt de scope van het ISMS verder uitgebreid.
Dat geldt ook voor het leveranciersmanagement en het periodiek beoordelen van leveranciers op naleving van het informatiebeveiligingsniveau van de provincie. Vanaf 2020 hebben diverse bewustzijns activiteiten plaatsgevonden. Daarnaast is er een trainingsconcept ontwikkeld. Deze is verplicht gesteld voor alle medewerkers. Op naleving wordt gemonitord en gestuurd. Gedurende de P&C cyclus rapporteren wij u over de actualiteit rondom informatieveiliogheid.
IPO/BIJ12 werkt als uitvoeringsorganisatie voor de twaalf provincies en ondersteunt provincies bij de uitvoering van hun gemeenschappelijke taken, met name op het gebied van vitaal platteland en de fysieke leefomgeving.
Sinds begin dit jaar is een aantal ICT-applicaties van BIJ12 tijdelijk alleen bereikbaar voor provincies en andere (semi)overheden. Dit is een noodzakelijke voorzorgsmaatregel, omdat er kwetsbaarheden zijn geconstateerd in de informatieveiligheid van deze applicaties. Het effect op de dienstverlening en de werkprocessen is nihil.
Met de betrokkenheid en de inzet van provinciale en externe ICT-specialisten neemt BIJ12 maatregelen om de applicaties weer veilig en toegankelijk te maken. Er wordt door BIJ12 nagedacht over het weer veilig toegankelijk maken van alle applicaties c.q. het oplossen van de tekortkomingen. Wij verwachten hierover (oplossing/kosten) bij de Perspectiefnota meer inzicht te kunnen geven.
Concerncontrol
De afgelopen jaren zijn er veel wisselingen geweest binnen het team concern control. Vanaf het vierde kwartaal van 2020 zijn alle posities ingevuld met vaste formatie en is het team vooralsnog op sterkte.
Jaarlijks voert het team een 217a onderzoek uit naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde beleid. Voor 2020 is het onderwerp ‘externe inhuur’ en is onderzocht wat de voor- en nadelen van externe inhuur zijn en of die voor alle betrokkenen voldoende inzichtelijk zijn. Het onderzoek zit momenteel in de afrondende fase.
