Bedrijfsvoering trekt been bij
In het Jaarverslag 2021 en de Perspectiefnota 2023 hebben wij u gemeld dat onze Bedrijfsvoering in toenemende mate kwetsbaar is geworden. Onze financiële en personele kaders waren gebaseerd op de stand van de organisatie na de reorganisatie in 2012. Dit terwijl de wereld om ons heen is veranderd, opgaven complexer zijn geworden en de rest van de ambtelijke organisatie en inhuur fors is gegroeid. Tot en met 2022 hebben wij dit kunnen opvangen door onder andere onze financiële processen efficiënter in te richten, kostenbesparingen door te voeren en expertise in te huren op kritische processen. De rek was er echter uit.
In de Perspectiefnota 2023 heeft u middelen beschikbaar gesteld om onze Bedrijfsvoeringsorganisatie te versterken. In 2022 hebben wij, vooruitlopend op de beschikbaar gestelde middelen, randvoorwaarden gecreëerd om onze personele capaciteit zo spoedig mogelijk te kunnen opschalen. Zo is onze Informatie & Digitaliseringsorganisatie heringericht, worden medewerkers op andere functies ingezet en zijn de eerste vacatures uitgezet en ingevuld. Opschaling en herinrichting van de organisatie gaat echter niet van de een op de andere dag. In samenwerking met HR werken wij hard aan het werven en opleiden van personeel. In onze wervingsactiviteiten zijn wij in wisselende mate succesvol. De schaarste op de arbeidsmarkt is met name voor specialistische functies groot. Wij streven ernaar om onze vacatures voor zover mogelijk met vast personeel in te vullen, echter wij hebben in 2022 capaciteit en kennis moeten inhuren. De verwachting is dat wij dit in 2023, zij het in mindere mate, ook moeten doen.
In deze paragraaf lichten wij u per team de belangrijkste ontwikkelingen en aandachtspunten over 2022 toe.
Facilitaire zaken
Verduurzaming provinciaal vastgoed
Wij spannen ons volop in om ons provinciaal vastgoed te verduurzamen. In 2022 hebben wij opnieuw verduurzamingsstappen gezet. De proef met de nieuw gebouwde hoge temperatuur warmtepomp is onlangs succesvol afgerond. Hierdoor kunnen wij ons warme tapwater voortaan gasloos verwarmen.
Daarnaast is de proef met gekleurde zonnepanelen aan de zijgevel in het najaar van 2022 succesvol afgerond. Ook zijn er circa 300 zonnepanelen bijgeplaatst op het dak van het provinciehuis. Het totaal aantal zonnepanelen ligt daarmee boven de 1000 stuks. Het aandeel zonnestroom voor het provinciehuis stijgt hiermee van 8% in 2021 naar 13% in 2022. Bij de Perspectiefnota 2023 heeft u hiervoor extra middelen vrijgemaakt die ons in staat stellen ons provinciaal vastgoed verder te verduurzamen. Naar verwachting komen deze middelen in de periode 2023 - 2025 tot besteding, waarbij het zwaartepunt in 2024 ligt. Wij informeren u over de voortgang via de P&C-cyclus.
Inbesteding catering en beveiliging
In 2022 hebben wij besloten onze catering- en beveiligingsdiensten in eigen beheer te nemen. Door het inbesteden van deze diensten zijn wij beter in staat in te spelen op toekomstige ontwikkelingen en te sturen op onze provinciale doelstellingen, bijvoorbeeld op het gebied van duurzaam en regionaal inkopen. In ons vernieuwde hospitalityconcept wordt eigen personeel flexibel ingezet, hetgeen onze gastvrijheid en wendbaarheid ten goede komt. Tevens hebben wij door inbesteding meer mogelijkheden om te sturen op de inzet van medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt (arbeidsparticipanten).
Met de inbesteding zijn opstartkosten gemoeid. In de paragraaf 'Overheid, financiering en dekkingsmiddelen' doen wij u een voorstel tot resultaatbestemming om deze kosten te kunnen dekken.
Vervangingsinvesteringen en groot onderhoud
In 2022 hebben wij verscheidene vervangingsinvesteringen uitgevoerd. De belangrijkste zijn:
• In het voorjaar van 2022 is de interne verbouwing van de vleugel op de 4e en 5e verdieping, die verhuurd wordt aan SSC Ons, opgeleverd. Daarmee voldoen de werkplekken weer aan de eisen van deze tijd. Als gevolg van deze verbouwing ontvangen wij hogere huurinkomsten.
• De dakrenovatie van kunstbunker in Paasloo is in 2022 afgerond
• Wij hebben groot onderhoud uitgevoerd aan de tuinmuur van het Weezenlandenpark. Deze bleek kwetsbaar voor weersomstandigheden en vandalisme. Wij hebben een natuurstenen toplaag aangebracht die vorstschade en vandalisme moeten voorkomen en daarmee de levensduur van de tuinmuur verlengd
• De brandmeldinstallatie en ontruimingsinstallatie waren verouderd en voldeden niet meer aan de laatste veiligheidseisen. In 2022 hebben wij deze installaties vernieuwd, waardoor deze de komende jaren weer voldoen aan de laatste veiligheidseisen.
Beveiligingssystemen
In Monitor 2022-II hebben wij u gemeld dat ons beveiligingssysteem (M3000) niet meer voldoet aan onze informatiebeveiligingsvereisten en dat wij een Europese aanbesteding zijn gestart om dit systeem te vervangen. De aanbesteding is in vergaand stadium, maar wij kunnen u in dit jaarverslag nog niet nader informeren over de uitkomst van deze aanbesteding. Wij verwachten u hier bij Monitor 2023-I nader over te kunnen informeren, waarbij we ook de budgettaire gevolgen inzichtelijk zullen maken.
Financiën
Doorontwikkeld horizontaal toezicht
Het convenant DHT met de belastingdienst is in december jongstleden is gesloten. Daarmee heeft de Belastingdienst geoordeeld dat wij de fiscale risico’s voldoende in beeld hebben en zij er vertrouwen in heeft dat onze beheersing op dat vlak adequaat is. Deelname aan het doorontwikkeld horizontaal toezicht is niet vrijblijvend. Het vergt een intensivering op het gebied van monitoring. Dit kan ertoe leiden dat er meer fouten worden ontdekt. De actieve informatieplicht richting de Belastingdienst neemt met zich mee dat wij fouten en onzekerheden proactief melden en herstellen. Daar staat tegenover dat de Belastingdienst in principe geen boekenonderzoek bij de provincie verricht.
Verstrekken leningen aan decentrale overheden
De afgelopen jaren was steeds sprake van geen of zelfs een negatieve marktrente. Onze (tijdelijke) overtollige liquiditeiten zijn gestald bij de Rijksschatkist en kreeg geen negatieve rente in rekening gebracht. Sinds oktober 2022 is de rente langzaam aan het stijgen en ontvangen we rente over ons schatkistsaldo. Om de tijdelijk overtollige middelen meer renderend weg te zetten, hebben Gedeputeerde Staten in december 2022 besloten om, binnen de wettelijke richtlijnen, het uitlenen van middelen aan decentrale overheden (met name gemeenten) mogelijk te maken. Het rentepercentage dat we op deze leningen ligt hoger dan we ontvangen bij de schatkist. In 2023 hebben we inmiddels de eerste leningen verstrekt.
Landelijke ontwikkelingen
Er is nog steeds veel onzekerheid en deze omgeeft de inkomstenkant van onze meerjarenbegroting: Er is nog geen nieuwe financieringssystematiek, de herijking van de verdeling van het provinciefonds is nog niet afgerond en het is nog onduidelijk hoe het provinciaal belastinggebied zal veranderen bij de invoering van Betalen naar Gebruik. Wij hebben in 2022 een actieve input geleverd op de discussies rond de grote financiële dossiers. Daarbij benadrukken wij in Den Haag onze zorgen over de aangekondigde transitiefondsen, oa het incidentele karakter, de verkokerde verstrekking en de onevenredige administratieve last. Het Rijk heeft aangegeven bij de meicirculaire 2023 met meer duidelijkheid te komen over de nieuwe financieringssystematiek en de terugval in de uitkering vanaf 2026.
Stuurknoppen financieel beleid
Anticiperend op de onzekerheden rond ons financieel budgettair perspectief hebben we in het voorjaar van 2022 inzichtelijk gemaakt welke financiële stuurknoppen er zijn. Daarbij zijn de drie pijlers ‘duurzaamheid’, ‘wendbaarheid’ en ‘weerbaarheid’ geïntroduceerd. Aan de hand daarvan is de impact van het draaien aan stuurknoppen nader in beeld gebracht en in diverse sessie met provinciale staten besproken.
HR-activiteiten
Werving en selectie
De krapte op de arbeidsmarkt is nog altijd ongekend hoog. Door pro-actief recruitment toe te passen (actief searchen, aanmaken van talentpools, jobmarketing op basis van doelgroepanalyse), en een nieuw instroomproces waarbij een goede kandidaatbeleving centraal staat, weten wij op dit moment toch nog 96% van alle vacatures in te vullen (voorheen 87%). Ook een nieuwe look & feel van de werkenbij-website, nieuwe content op de website, en een actievere houding op social media leveren hier een bijdrage aan. Komend jaar zullen we ons richten op het ontwikkelen van een arbeidsmarktstrategie met aansprekende doelgroepcampagnes, het lanceren van een platform in gezamenlijkheid met alle andere provincies om onze bekendheid als provincie te vergoten en een nieuw recruitment systeem waardoor we onze activiteiten nog beter met cijfers kunnen onderbouwen.
Pilotprogramma statushouders
Er is een drietal matches tot stand gekomen na een proefplaatsingsperiode. Bij de eenheden NM, WK en BC hebben drie medewerkers per 1 juli 2022 een eenjarig contract gekregen. Op dit moment is van 1 medewerker bekend dat deze geplaatst zal worden op een vacature (reguliere formatieplaats). Er volgt voor de andere twee kandidaten nog een evaluatie om te kijken naar de mogelijkheden voor een vervolg in 2023.
Banenafspraak
Voor 2022 was het percentage van de Quotumwet 2,69%, hetgeen voor Overijssel 34,5 fte aan participatiebanen betekent. Met een realisatie van 30 fte aan participatiebanen is het ons niet gelukt om aan het quotum te voldoen. Op dit moment zijn hier hier nog geen consequentie aan verbonden; het opleggen van een eventuele (quotum)heffing is uitgesteld tot 2024.
De Coronaperiode heeft de afgelopen drie jaar grote impact gehad. Hierdoor lag onze focus in 2022 meer op het behouden van medewerkers met een arbeidsbeperking en is de werving van nieuwe kandidaten tijdelijk op een lager pitje gezeten. Medio 2022 is de werving en plaatsing van nieuwe kandidaten weer opgepakt. Dit heeft geleid tot de invulling van vijf nieuwe participatiebanen (aantal) verdeeld over het 4e kwartaal van 2022 en het 1e kwartaal van 2023.
Overijssel Academie
De Overijssel Academie is in de afgelopen anderhalf jaar uitgegroeid tot een volwaardige academie voor provincie Overijssel, waar medewerkers kunnen kiezen uit een zeer uitgebreid leeraanbod van zowel online als offline te volgen activiteiten. De trainingen op gebied van digitalisering (Samenwerkingsomgeving, Teams, Timemanagement) worden goed bezocht door medewerkers. Daarnaast is voor nieuwe medewerkers (vast en inhuur) een complete leerlijn ontwikkeld, waarin alle activiteiten, die een succesvolle onboarding ondersteunen, te volgen zijn. Deze leerlijn wordt door nieuwe medewerkers zeer gewaardeerd. De Overijssel Academie ondersteunde in 2022 vele medewerkers, die in hun werk te maken hebben met gespannen en/of bedreigende situaties, met een maatwerktraining ”Omgaan met Emotie en Agressie”.
Inclusiviteit en diversiteit
De Provincie Overijssel wil een afspiegeling zijn van de samenleving. Dat betekent dat de provincie diversiteit wil in het werknemersbestand en dat iedereen moet kunnen zijn wie die is. Wij hebben ons in 2022 ingespannen om inclusiviteit en diversiteit op de werkvloer te bevorderen. Zo hebben wij ons aangesloten bij de inclusiviteitsmonitor, die ons op basis van wetenschappelijke inzichten helpt te meten hoe inclusief en divers onze organisatie is. Wij hebben daarbij vier (sub)doelstellingen vastgesteld:
1. Bevorderen van de open en inclusieve werkcultuur door gericht en bewust te bouwen aan verbinding en vertrouwen.
2. Inrichten van een bewust inclusiever instroom en selectieklimaat.
3. Vergroten van het aandeel jongeren (15%) in 2025 ( 2022: 10%).
4. Een gelijkwaardig aandeel vrouwen in functie ≥ schaal 13 in 2025 (2022: 36,4%).
Informatievoorziening & digitalisering
Samen Vooruit
Wij hebben in 2020 een extern bureau onderzoek laten doen naar de kwaliteit van onze eigen I&D-organisatie. Uit het uitgevoerde externe onderzoek is gebleken dat wij onvoldoende toegerust waren om de I&D-opgaven in de toekomst het hoofd te bieden. Een van de belangrijkste oorzaken hiervan is dat de formatieve omvang van de I&D organisatie te krap was. Zo was onze vaste formatie ±40% lager is dan de benchmark van vergelijkbare overheidsorganisaties, met name in de tactische en strategische functies. Wij vingen knelpunten en problemen nu op, door externe inhuur van circa 20 FTE structureel op reguliere taken (substantieel meer dan de benchmark). Daardoor is het ons gelukt aan de beheersmatige kant in control te blijven. Er was echter weinig tot geen ruimte voor verbeteringen en vernieuwingen.
In de Perspectiefnota 2023 heeft u vanaf 2023 middelen beschikbaar gesteld om onze I&D-organisatie op peil te brengen. Onder het adagium 'Samen Vooruit' hebben wij in 2022 onze nieuwe I&D-organisatie opnieuw ingericht. Er zijn formatieplaatsen gecreëerd, functies zijn geherwaardeerd, teams zijn anders vormgegeven en een aantal medewerkers worden op andere/nieuwe taken ingezet in de nieuwe I&D-organisatie. Ook zijn de eerste vacatures uitgezet en zijn de eerste nieuwe medewerkers aangenomen. Het streven daarbij is om structurele taken met vaste medewerkers op te vangen en inhuur (sterk) te reduceren.
Net als andere (overheids)organisaties hebben wij echter te maken met een uitdagende arbeidsmarkt. In samenwerking met HR zetten we volop in om personeel te werven. Snelheid is hierbij niet onze grootste drijver. We werken vanuit het credo “beter goed dan snel”. U wordt over de voortgang van Samen Vooruit geïnformeerd via de reguliere P&C-cyclus.
Afronding DAS programma
In 2022 is het programma DA's Digitaal Werken afgerond en de programma-organisatie afgebouwd. Met de afronding van het programma staat er een basisinfrastructuur waarin medewerkers samenwerken in de nieuwe Microsoft365 omgeving. De stukkenstroom, dossiervorming en archivering vindt inmiddels plaats conform het geïmplementeerde zaaksysteem en de samenwerkingsomgeving. Het oude archiefsysteem EDO wordt met de komst van het zaaksysteem en de samenwerkingsomgeving uitgefaseerd, maar blijft raadpleegbaar. Een groot aantal processen, zoals subsidieverlening en VTH, zijn inmiddels geïmplementeerd in het zaaksysteem. In 2023 zijn nog doorontwikkeling van het zaaksysteem en de samenwerkingsomgeving nodig om systemen efficiënter en inventiever in te richten. Tevens dienen een aantal 'restprocessen' nog ingericht en geïmplementeerd te worden.
Het in 2022 beschikbare programmabudget van € 2,8 miljoen is voor € 1,8 miljoen uitgeput. In de praktijk blijkt dat grote IT-projecten door omvang, complexiteit en afhankelijkheid van leveranciers lastig planbaar zijn, zowel in tijd als in geld. Onderbesteding is ontstaan doordat niet alle processen in 2022 zijn geïmplementeerd (fasering en uitloop), er strak gestuurd is op budget en doordat kosten lager zijn uitgevallen dan eerder begroot. In 2023 maken wij alsnog een deel van de kosten die wij in 2022 hadden begroot. Deze kosten kunnen wij dekken in de exploitatiebegroting 2023. De niet bestede middelen in 2022 vallen vrij aan de algemene middelen.
Informatieveiligheid
Wij hadden ons ten doel gesteld om in 2022 gereed te zijn voor ISO27001 certificering. Zoals in de Monitor 2022-II gemeld was er echter niet voldoende personele bezetting beschikbaar om alle stappen op het gebied van privacy en security te realiseren. Met de door u toegekende middelen bij de Perspectiefnota 2023 zijn extra formatie en middelen vrijgemaakt voor inzet op informatiebeveiliging. Wij verwachten met deze inzet dat we certificeerbaar zijn in 2023 en voldoende inzicht hebben in de risico’s rondom de informatiebeveiliging. Zowel binnen de provincie als bij ONS-SSC en dat de genomen maatregelen voldoende (aantoonbaar) zijn.
Archiveringsachterstanden
In Monitor 2022-II hebben wij u gemeld dat wij er in 2022 niet in geslaagd zijn onze archiveringsachterstanden weg te werken. De belangrijkste reden hiervoor is het gebrek aan personeel. Veel van onze personele inzet is ingezet ten behoeve van afronding van het DAS programma en uitfasering van ons archiefsysteem EDO. Met uitbreiding van de formatie en de bij het Jaarverslag 2021 beschikbaar gestelde middelen ad. € 0,25 miljoen verwachten wij in 2023 onze archiveringsachterstanden voor een groot deel in te lopen. Op deze manier bereiden wij ons ook voor op de aanbesteding van een nieuw eDepot.
Ontwikkelingen subsidies 2022
Na de hoge subsidiepiek in de coronajaren 2020 en 2021 is het jaar 2022 weer in wat rustiger vaarwater gekomen. Het aantal subsidieregelingen is gedaald tot 83 (was 91; meerjarig gemiddelde is 70). Ook het aantal behandelde aanvragen (ook wijzigingen en verantwoordingen van subsidies) is ten opzichte van het coronajaar 2021 gedaald: van 7.412 in 2021 naar 4.703 in 2022. We zien die daling ook terug in het besteed subsidiebudget: van € 171 miljoen in 2021 tot net iets meer dan € 101 miljoen in 2022.
Het bedrag per nieuwe subsidie is weer gestegen. Er zijn minder kleine subsidies verstrekt: 72% (2021: 85%) van de nieuwe subsidies in 2022 bedroegen minder dan € 25.000,-. Qua financieel beslag op het totaal bestede subsidiebudget in 2022 van iets meer dan € 101 miljoen is dat echter maar 8%. Bijna 74% van het subsidiebudget gaat naar nog geen 11% van de grote aanvragen.
De in de jaarrekening 2021 uitgesproken verwachting dat de gemiddelde behandelduur en de overschrijding van de beslistermijnen zouden afnemen is uitgekomen. De piekbelasting uit 2021 heeft heel 2022 nog wel tot vertraging in liggende aanvragen geleid; desondanks zitten we weer op circa 80% op tijd (2021: 51%). De tijd die de aanvrager nodig heeft gehad om aanvullende gegevens in te sturen zit daar overigens nog bij in. Het werkelijke percentage op tijd zal daardoor iets hoger liggen. Waar de servicenorm in de meeste gevallen 13 weken is, daalde de gemiddelde behandelduur naar 9 weken.
Een belangrijke nieuwe ontwikkeling in 2022 is het vaststellen van een nieuw Uitvoeringsbesluit subsidies Overijssel 2022 (Ubs 2022) geweest. We hebben alle daarin opgenomen subsidieregelingen zoveel als mogelijk in een heldere taal uitgeschreven. Vakjargon en juridische begrippen hebben we waar mogelijk vervangen door ‘gewoon Nederlands’. Dit met als doel voor aanvragers heldere en begrijpelijke subsidieregelingen én minder gedoe omdat er gewoon staat wat we bedoelen. Heldere regelgeving helpt ook om de aanvraagformulieren eenvoudiger te krijgen. We krijgen daar positieve reacties op.
Een andere ontwikkeling in 2022 is dat we in fasen naar een nieuw zaaksysteem zijn overgestapt om subsidieaanvragen te behandelen. Anders dan in het vorige systeem werken we nu veel meer datagedreven; dat beperkt de administratieve lasten en onze dienstverlening naar de aanvragers en subsidieontvangers kunnen wij hiermee verder verbeteren. In 2023 zullen wij volledig overgestapt zijn naar het nieuwe zaaksysteem.
