Overhead
Terug naar navigatie - OverheadIntensivering ICT
U bent onder andere bij de Monitor 2021-I geïnformeerd over de noodzaak voor intensivering van ICT-projecten in de periode 2021 en verder. In de afgelopen maanden hebben we onze meerjarenagenda Informatievoorziening/ICT herzien. Bovendien hebben wij een extern bureau gevraagd de kwaliteit van de eigen IV-organisatie te beoordelen. Dit alles heeft geleid tot een noodzaak voor bijstelling op het gebied van projecten, de structurele begroting en de kosten voor de IV-organisatie.
De meerjarenagenda en de analyse geeft voor de jaren 2021 en 2022 een duidelijk beeld van de benodigde middelen. Voor de jaren daarna werken we de consequenties verder uit en komen we met een afzonderlijk voorstel bij de Perspectiefnota 2023. Aanvullend op de hier geschetste bijstelling doen wij u nog een afzonderlijk investeringsvoorstel ten aanzien van de besteding van het budget van € 1 miljoen voor digitalisering dat bij het coalitieakkoord beschikbaar is gesteld.
In tegenstelling tot voorgaande jaren, waarin wij op basis van meerjarige onderuitputting € 1 miljoen hebben bijgedragen voor de herprioriteringsopgave, zijn we nu genoodzaakt voor Informatievoorziening extra middelen in te zetten. De budgettaire ruimte om onvoorziene uitgaven op te vangen is steeds kleiner geworden. Deze situatie is inmiddels onhoudbaar geworden als gevolg van structurele kostenstijging (primair ONS-ICT) en enkele grote incidentele projectuitgaven.
Extra benodigde middelen voor ICT voor 2021 en 2022 (€ 1,4 miljoen)
Bij de jaarrekening 2019 heeft u al besloten om de in 2019 niet bestede ICT-budgetten ter grootte van € 2,1 miljoen te beklemmen in de algemene reserve, ter dekking van de verwachte intensivering. In 2021 en 2022 stellen we voor dit beklemde deel in de algemene reserve volledig aanwenden. Daarbovenop is in deze jaren € 1,4 miljoen extra benodigd. Dat lichten we hieronder nader toe.
- Het programma DA’S digitaal werken.
Dit programma zorgt voor de invoering van zaakgericht werken ten behoeve van dienstverlening en de stukkenstroom en voor een digitale samenwerkomgeving voor beleidsmatige of projectmatige samenwerking. Door de ontwikkelingen (direct en indirect) rondom dit programma wordt een additioneel budget gevraagd van € 3,1 miljoen in de jaren 2021 en 2022. Hiervan kan € 2,1 miljoen worden gedekt uit de beklemming in de algemene reserve, aanvullend is € 1,0 miljoen benodigd. De onderliggende redenen voor de toegenomen kosten heeft meerdere oorzaken. Ten eerste heeft ONS-ICT het randvoorwaardelijke Windows10 later opgeleverd. Hierdoor is vertraging ontstaan. Omdat we voor de bemensing van ICT-Informatievoorziening vrijwel volledig afhankelijk zijn van externe inhuur, leidt vertraging -ook in dit project - tot kostenverhoging. Wegens doorschuiven van DA’S naar 2022 kunnen diverse systemen nog niet worden uitgefaseerd. Ten tweede voldeed de geboden oplossing/software niet aan de gestelde eisen en het had bovendien geresulteerd in afhankelijkheid van de softwareleverancier. Inmiddels biedt de standaard van Microsoft steeds betere mogelijkheden om te voldoen aan verantwoord en duurzaam informatiebeheer. Om die reden hebben we recentelijk de strategische keuze gemaakt voor de standaard Microsoft oplossing. Hoewel dit een langere doorlooptijd (kostenverhoging) oplevert tijdens de projectfase, levert dit wel een beter, en op de lange termijn, goedkoper product op. De tweede strategische keuze betreft de inbedding in de organisatie. Gezien de complexiteit en het belang, in combinatie met de beperkte capaciteit, is gekozen om niet big-bang te implementeren, maar om meer tijd te nemen voor de ingebruikname dan initieel gepland. Deze langere doorlooptijd laat zich vertalen naar hoger projectkosten, maar resulteert in een beter product en acceptatie. - Stijgende bijdrage aan ONS-ICT
De bijdrage van Overijssel aan ONS-ICT laat de afgelopen jaren een sterk stijgende lijn zien. Sinds 2019 zijn er kostenstijgingen van jaarlijks 5 tot 10%. In het algemeen liggen de prijsstijgingen op het gebied van ICT ook hoger dan de gemiddelde inflatie en de daaraan gekoppelde jaarlijkse indexatie van onze begroting. Daardoor loopt onze begroting inmiddels behoorlijk uit de pas. Voor 2022 bedraagt onze bijdrage € 6,8 miljoen, dit is een verdere stijging van € 400.000 ten opzichte van 2021, die we niet binnen de begroting kunnen opvangen. De stijging is het gevolg van hogere kosten voor onder andere applicaties en licenties, die ONS-ICT aan ons doorberekent. Dit zijn niet beïnvloedbare kosten en vormen 56% van de totale IV-begroting. In de komende jaren verwachten wij verder kostenstijging als gevolg van het herstellen van achterstallig onderhoud op de infrastructuur door ONS-ICT. Dit is ontstaan doordat, wegens de uitloop van Windows 10, het ICT-projectenportfolio was bevroren. Het kostenverloop hiervan zal worden meegenomen in de P-nota 2023.
Wij stellen u voor om in totaal aanvullend € 3,5 miljoen beschikbaar te stellen voor ICT in de jaren 2021 en 2022 (respectievelijk € 0,8 miljoen en € 2,7 miljoen) en dit voor € 2,1 miljoen te dekken vanuit de hiervoor bestemde beklemming in de Algemene Reserve en € 1,4 miljoen vanuit de Algemene middelen.
Actualisering meerjarenbegroting bij Perspectiefnota 2023
In de komende periode actualiseren we de totale meerjarenbegroting voor Informatievoorziening en specifiek voor de jaren 2023 en 2024. We voorzien op dit moment een structurele kostenstijging als gevolg van de volgende ontwikkelingen:
- De toenemende dreiging van cybercriminaliteit maakt technische en organisatorische versterking ten behoeve van informatiebeveiliging en privacy noodzakelijk.
- Nieuwe informatiewetten, zoals de Wet open overheid, vragen om nieuwe informatievoorziening en/of aanpassing van de informatievoorziening.
- ONS-ICT zal moeten transformeren van beheerorganisatie naar een leverancier met een breder aanbod. Dat zal niet lukken binnen de huidige capaciteit/budget. Voor de lange termijn willen we op basis van een business case een strategie opzetten.
- De huidige opzet en omvang van de IV-organisatie blijkt niet meer te passen bij de eisen van vandaag en morgen. Daarom is een doorontwikkeltraject gestart. De intentie is om de benodigde versterking te financieren uit de omzetting van flexibel naar vast.
Bij de uitwerking betrekken we de extra middelen (jaarlijks circa € 0,5 miljoen) die beschikbaar zijn gekomen vanuit het Rijk ter compensatie van onze kosten voor de Wet open overheid. In 2020 heeft u vooruitlopend op deze compensatie bij de Begroting 2020 reeds € 0,4 miljoen (waarvan € 0,2 miljoen structureel) beschikbaar gesteld voor de Wet open overheid. Bij de Perspectiefnota 2023 zullen we u aangeven in hoeverre het totaal van deze middelen benodigd zullen zijn.
Omzetting ICT investeringen naar exploitatie
Onze investeringen in ICT (structureel € 1,0 miljoen) werden tot 2020 afgeschreven in een periode van vier jaar. Voor de investeringen vanaf 2021 geldt dat wij niet langer eigenaar worden van de op te leveren ICT-producten en -diensten. Het eigenaarschap blijft bij het shared servicecentrum ONS en bij de leveranciers van de hard- en software. Om die reden mogen wij conform het BBV de investeringen niet langer opnemen op de balans, om in vier jaar af te schrijven. De investeringen komen vanaf heden in één keer ten laste van het betreffende boekjaar. Dit is onvermijdelijk.
Doordat we de komende jaren de investeringen niet kunnen uitsmeren over de gebruiksduur van 4 jaar, maar ondertussen nog wel de afschrijvingslasten uit voorgaande jaren dragen, hebben we in de jaren 2021-2024 te maken dubbele lasten. Het gaat in totaal om een bedrag van in totaal € 2,6 miljoen. Het gaat in de jaren 2021-2024 respectievelijk om afgerond € 1,7 miljoen, € 0,6 miljoen, € 0,2 miljoen en € 0,1 miljoen. Wij stellen u voor dit ten laste te brengen van de Algemene middelen.
Facilitair
Investeringskrediet renovatie 4e en 5e verdieping vleugel provinciehuis
Met het Shared Service Centrum ONS is een nieuwe 10-jarige huurovereenkomst gesloten. De vierde en vijfde verdieping van de vleugel van het provinciehuis zijn opnieuw verhuurd. Om de beide verdiepingen van de vleugel aan de recente eisen aan te passen is een investering noodzakelijk van € 1,373 miljoen. In de huurprijs is naast de vergoeding voor de vaste en variabele kosten een verhoging opgenomen om de investeringslasten van de provincie volledig in 10 jaar terug te krijgen.
Voor deze investering vragen wij u om in 2021 en 2022 een investeringskrediet van in totaal € 1,373 miljoen beschikbaar te stellen. De budgettaire gevolgen zijn nihil omdat de afschrijvingslasten even hoog zijn als de hogere huuropbrengsten. Na de verbouwing (2022) zullen de partners van ONS als gevolg van de verbouwing een hogere huur betalen.
HRM
- Transitie ‘inhuur naar vast’ ingezet
Op dit moment is er een disbalans tussen de verhouding vaste formatie en inhuur. Waarbij wij ten opzichte van andere provincies een relatief lage formatie hebben, staan wij qua inhuur bovenaan. Reden hiervoor is dat wij inhuren voor investeringen die we doen door gebruikmaking van de extra financiële middelen verkregen uit de verkoop van het ‘Essent’ belang. Deze inhuur betreft veelal inzet op tijdelijke (vaak meerjarige) projecten, met tijdelijke bemensing (in de vorm van inhuur). Daarnaast bevinden wij ons op het uitvoeringshoogtepunt van de collegeperiode; veel externe inzet hebben vanwege grootschalige programma’s zoals Stikstof, Nieuwe Energie en infrastructurele projecten. Aangevuld met de impact van onvoorziene Corona-maatregelen, wat ook heeft geleid tot extra inhuur. Inmiddels zijn er een aantal interventies ingezet voor een evenwichtiger balans vaste medewerkers – inhuur. Zo is een start gemaakt met het omzetten van een nauwkeurig geselecteerde groep structurele inhuur functies naar vaste formatieplaatsen. Op termijn zal daarnaast door het aflopen van de incidentele investeringsprogramma’s de inhuur verder verminderen. Hierbij moeten we rekening houden met een aantal jaren doorlooptijd, gezien de omvang en duur van de programma’s. - Inzet ZZP’ers in relatie Wet DBA
Door een onafhankelijke partij is onderzoek gedaan naar de ingehuurde ZZP’ers. Alleen zij vormen een fiscaal risico in het kader van (handhaving op) de wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (hierna: ‘de wet DBA’). In de bevindingen zijn een substantieel aantal door ZZP’ers uitgevoerde opdrachten als ‘rood’ aangemerkt. Hier lopen wij een reëel fiscaal risico. Daarom wordt er een actieplan opgesteld om dit risico te reduceren en werken we scenario’s uit voor uitstroom van deze ZZP’ers. Waarbij het doel niet is om de inzet van ZZP’ers tot nul te reduceren. Dat is niet realistisch en ook niet gewenst. Een ZZP’er kan prima worden ingezet voor een opdracht met een duidelijke resultaatverplichting. - Vernieuwd proces instroom vanaf 2022
Daarnaast wordt gewerkt aan een vernieuwd proces van instroom (voor alle inzet en inhuur, ongeacht contractvorm) als onderdeel van een meer bewuste en weloverwogen afweging tussen bijvoorbeeld inhuur, een tijdelijke aanstelling, een detachering of een vaste aanstelling. Dit proces zal leiden tot het minder snel kiezen voor inhuur en vaker gebruik maken van andere mogelijkheden zoals (tijdelijke) arbeidsovereenkomsten en detachering. En indien inhuur aan de orde is, vooraf toetsing plaats vindt op fiscale risico’s.
Inhuur projectleiding Wegen en Kanalen
De inhuur van 1 FTE kostendeskundige wordt omgezet van inhuur naar vast personeel.
Wij hebben besloten om het personeelsbudget Wegen en Kanalen voor 2022 en verder op te hogen met jaarlijks € 91.000.
Deze hogere personeelslasten worden vanaf 2022 jaarlijks voor € 23.000 gedekt uit een lagere toevoeging aan de Voorziening beheer en onderhoud en voor het overige uit investeringsbudget.
Aanpassing normbedragen
Via de perspectiefnota 2022 heeft u besloten € 1,2 miljoen beschikbaar te stellen voor het opvangen van premiestijgingen op de salariskosten. Dit budget is als reservering opgenomen in kerntaak 20. De werkelijke premiestijging bedraagt € 1,22 miljoen. Via deze monitor voegen we daarom € 1,22 miljoen toe aan het budget voor de personeelsgebonden kosten dat wordt toegerekend aan de kerntaken, onder verlaging van de in kerntaak 20 opgenomen reservering van € 1,2 miljoen. Dit levert een incidenteel nadeel van € 20.000 op voor het saldo van deze monitor.
Wij stellen u voor het budget voor de personeelsgebonden kosten te verhogen met € 1,22 miljoen en de reservering voor premiestijgingen in kerntaak 20 met € 1,2 miljoen te verlagen.
Financiën
Vooraankondiging resultaatbestemming Lobby
Bij de Perspectiefnota 2022 zijn incidenteel middelen vrijgemaakt voor de Europese lobby van € 0,5 miljoen voor de periode 2021-2024. Die middelen zijn verdeeld over 3 jaar (2021-2023 - € 166.000 per jaar). Tegelijkertijd is in de P-nota aangekondigd dan we op de precieze jaarlijkse verdeling nog terugkomen bij een volgend P&C document. Inmiddels is er meer bekend over de exacte verdeling van de middelen. De medewerkers voor de Europese lobby worden op dit moment geworven, waarbij de verwachting is dat ze op zijn vroegst op 1 december kunnen beginnen. Daarom doen wij u bij de jaarrekening een resultaatbestemmingsvoorstel om € 166.000 door te schuiven naar 2024.
Concerncontrol
In het kader van de wettelijke verplichting (art. 217a PW) dat wij onderzoeken verrichten naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur, is het onderzoek naar externe inhuur binnen de provincie afgerond. Aan de hand van dit onderzoek is getracht de problematiek integraal in beeld te brengen, zodat de provincie beter in staat gesteld wordt om een werkbare balans te vinden tussen externe inhuur en vast personeel. Het onderzoek geeft geen waardeoordeel over de huidige omvang van de externe inhuur.
De inventarisatie van het volgende 217a onderzoek is tevens afgerond. In 2021 zal het te onderzoeken thema de leges en overige opbrengsten van de provincie zijn.
Informatievoorziening
Verantwoording over informatieveiligheid, privacy en archief 2020
Informatie is, naast financiële middelen en personeel, één van de voorwaarden om de provinciale maatschappelijke opgaven te kunnen realiseren. Hiervoor wordt veel data, waaronder persoonsgegevens, verwerkt. Als gevolg van technologische, maatschappelijke en organisatorische ontwikkelingen neemt de afhankelijkheid van betrouwbare informatie en IT-systemen toe.
Om de vindbaarheid, beschikbaarheid en betrouwbaarheid van informatie, met de daarbij behorende IT-systemen, te waarborgen wordt aansluiting gezocht met verplicht wet- en regelgeving op het gebied van informatie. Dit zijn de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Archiefwet.
De Archiefinspecteur, Functionaris Gegevensbescherming (FG) en Chief Information Security Officer (CISO) hebben onafhankelijk verantwoording afgelegd over 2020.
Hieronder volgt een samenvatting van de bevindingen die zijn gedaan en de opvolging die hieraan wordt gegeven. De bevindingen hebben betrekking op:
- Naleving Archiefwet
De Archiefwet bepaalt op welke wijze archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat blijven. Dit met het oog op de duurzame toegankelijkheid: informatie is vanaf het moment van ontstaan beschikbaar en bruikbaar voor iedereen die daar recht op heeft en voor zolang noodzakelijk is. Burgers, bedrijven, ambtenaren, journalisten en bijvoorbeeld onderzoekers kunnen de informatie die ze nodig hebben vinden, raadplegen en interpreteren. Niet alleen nu, maar ook over pakweg 100 jaar. - Naleving AVG
De AVG is een Europese verordening die regelt hoe personen regie blijven houden over hun eigen persoonsgegevens. De AVG beperkt niet het verwerken en delen van persoonsgegevens. Het geeft aan hoe persoonsgegevens zorgvuldig verwerkt moeten worden door organisaties, zodat de privacy van personen is gewaarborgd. - Voldoen aan BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid)
De overheid verwerkt een grote hoeveelheid informatie. De BIO bepaalt hoe de overheid de betrouwbaarheid van haar informatiesystemen moet waarborgen. Hierbij gaat het om de beschikbaarheid, integriteit (juistheid en volledigheid) en vertrouwelijkheid van informatie.
Bevindingen audit informatieveiligheid
|
Onderdeel |
Algemene conclusies 2020 |
|
Archiefwet |
Het totaaloordeel over het informatie- en archiefbeheer bij de provincie Overijssel blijft oranje.
Aanbevelingen worden serieus opgevolgd, zij het dat door onderlinge afhankelijkheden en prioriteitstelling enkele aanbevelingen nog blijven liggen. Er zijn goede stappen gezet in een betere beheersing van informatie en archief; meer zichtbare verbetering is nog nodig om van een groen oordeel te kunnen spreken. De organisatie verdient lof voor de manier waarop het primaire proces zonder al te grote problemen door kon blijven gaan tijdens de pandemie, en dat het er tegelijkertijd in geslaagd is om noodzakelijke veranderingstrajecten in gang te zetten. |
|
AVG |
Er zijn in 2020 een significant aantal stappen gezet om aan de aanbevelingen uit de vorige toezichtsrapportage tegemoet te komen. Gezien de grote achterstand op het gebied van AVG-compliance zal het echter langer dan een jaar duren om de grote hoeveelheid onrechtmatigheden (volledig) te repareren. De organisatie voldoet nog steeds niet aan essentiële aspecten van de AVG, zoals opslagbeperking (bewaartermijnen) en het recht op informatie. |
|
BIO |
Het doel van informatieveiligheid is om bij te dragen aan de realisatie van de maatschappelijke- en organisatiedoelen van de provincie Overijssel en risico’s die hierop mogelijk een negatieve impact hebben te beheersen. In 2019 en 2020 zijn aantoonbare resultaten geboekt die zich richten op het beheersen van informatiebeveiligingsrisico’s. De provincie Overijssel heeft een goed beeld van aanwezige informatiebeveiligingsrisico’s. De provincie Overijssel heeft in 2020 passende beheersmaatregelen getroffen. In 2021 worden aanvullende noodzakelijke beheersmaatregelen getroffen, zowel bij de provincie Overijssel als bij belangrijke IT-leveranciers. |
|
Belangrijkste gemeenschappelijke bevindingen met hoge prioriteit
|
|
Onderdeel |
Belangrijkste positieve bevindingen |
|
Archiefwet |
|
|
AVG |
|
|
BIO |
|
|
Onderdeel |
Belangrijkste verbeterpunten |
|
Archiefwet |
|
|
AVG |
|
|
BIO |
|
Wij herkennen ons in de bevindingen die zijn gedaan. In 2020 zijn belangrijke stappen gezet voor de opvolging van de aanbevelingen die gedaan zijn over 2019.
Wij zijn verheugd dat de Archiefinspecteur, Functionaris Gegevensbescherming en Chief Information Security Officer in hun jaarverslagen erkennen dat zij hiervan resultaten zien en de ingeslagen weg vruchten begint af te werpen. In 2021 gaan wij verder op de ingeslagen weg en werken wij aan de opvolging van de genoemde verbeterpunten.