Overhead
Terug naar navigatie - OverheadFacilitaire zaken
Stijgende energiekosten
Onze exploitatiebudgetten voor gas en elektriciteit zijn gebaseerd op langlopende energiecontracten en genormaliseerde energieprijzen. Het afgelopen jaar is deze situatie drastisch gewijzigd. Vanuit het Ministerie van Economische Zaken hebben wij de opdracht gekregen het langlopende contract met Gazprom, dat wij collectief met omliggende gemeenten hadden afgesloten en zou lopen tot 31-12-2023, vroegtijdig op te zeggen in verband met de geopolitieke situatie en de bijbehorende internationale sancties tegen Rusland. Het contract met Gazprom is daarop per 1 oktober 2022 opgezegd. Wij nemen nu tegen sterk gestegen variabele energietarieven energie af bij een andere leverancier (Greenchoice).
Om onze CO2 uitstoot te reduceren en energiekosten te besparen hebben wij in 2022 maatregelen genomen. Zo zijn extra zonnepanelen geplaatst, is er een warmtepomp geïnstalleerd voor het verwarmen van tapwater (in gebruik sinds 1 oktober jl.) en is de temperatuur in onze gebouwen met 1 C° naar beneden bijgesteld. In 2023 en 2024 nemen wij omvangrijke maatregelen om ons provinciaal vastgoed verder te verduurzamen. De middelen hiervoor zijn door u toegekend bij de Perspectiefnota 2023 (Provinciehuis) en de Monitor 2022-I (overig provinciaal vastgoed).
Ondanks de reeds genomen maatregelen kunnen wij de gestegen energieprijzen niet langer geheel opvangen in onze exploitatiebudgetten. Wij verwachten dat deze budgetten zowel in 2022 tot en met 2023 ontoereikend zijn. Door verduurzaming van ons provinciaal vastgoed verwachten wij dat vanaf 2024 de budgetten toereikend zijn. Wij monitoren ons energieverbruik en de energiekosten nauwgezet en informeren u hierover in onze P&C-documenten.
Wij stellen u voor in de jaren 2022 tot en met 2023 de exploitatiebudgetten voor gas en elektriciteit met € 200.000 te verhogen ten laste van de buffer voor prijsindexeringen.
Aanpassing steunpunten
In de Perspectiefnota 2023 hebben wij aangekondigd in Monitor 2022-II investeringsbudget aan te vragen voor aanpassingen van steunpunten in het kader van TOP Werken. Het gebruik van de steunpunten Beukers, Raalte en Tubbergen is in de afgelopen jaren gewijzigd, doordat we meer regie zijn gaan voeren en uitvoerende werkzaamheden uitbesteden. Per 2023 zeggen we de huur van kantoorruimte bij twee steunpunten van Rijkswaterstaat op, evenals de huur van het Twentehuis. Dit leidt tot gewijzigd ruimtegebruik op de steunpunten. Daarnaast leidt de invoering van tijd-, omgevings- en plaatsbewust werken bij de provincie Overijssel tot de vraag om op meer plekken dan alleen het provinciehuis je werk te kunnen doen en overleg te kunnen voeren. De steunpunten kunnen hier een uitstekende aanvullende rol in vervullen.
Wij stellen u voor om voor de aanpassing van de steunpunten een investeringsbudget van € 531.000 beschikbaar te stellen en de afschrijvingslasten ter hoogte van € 19.700 vanaf 1-1-2024 te dekken uit het vrijvallende exploitatiebudget door opzegging van de huur van externe locaties. In 2023 investeren wij voor onze steunpunten tevens in meubilair, kantoorinrichting, audiovisuele middelen en vloerbedekking. Deze kosten bedragen € 37.520. Conform onze financiële verordening activeren wij kosten onder de grens van € 50.000 niet, maar nemen wij deze als last in de exploitatie. Wij stellen u voor € 37.520 in 2023 te dekken uit de vrijvallende exploitatielasten. Wij informeren u in het Jaarverslag 2022 over de exacte vrijval van middelen door opzegging van de huurovereenkomsten.
Vervangen beveiligingssystemen
Eind 2020 is vastgesteld dat de software van het in 2007 aangeschafte beveiligingssysteem (M3000) niet meer voldoet aan onze informatiebeveiligingsvereisten. Na een verkenning is in 2021 een Europese aanbesteding gestart om de software van het beveiligingssysteem te vervangen. In het aanbestedingstraject is bekend geworden dat het uitsluitend vervangen van de software niet mogelijk is. De software is teveel geïntegreerd met de gebruikte hardware. Wij zijn daarom een nieuwe Europese aanbesteding gestart voor de vervanging van de software en hardware van het beveiligingssysteem.
Dit betekent dat het bestaande beveiligingssysteem versneld moet worden afgeschreven. Daarnaast verwachten wij nieuw investerings- en afschrijvingsbudget nodig te hebben voor de aanschaf van het nieuwe aan te besteden systeem.
Wij verwachten u bij het jaarverslag 2022 nader te kunnen informeren over de budgettaire gevolgen van de aanschaf van het nieuwe beveiligingssysteem. Daarbij informeren wij u tevens over de budgettaire gevolgen van de versnelde afschrijvingen van het huidige systeem.
Informatie & digitalisering
Wet open Overheid (WOO) - vooraankondiging resultaatbestemming
Wij hebben via het provinciefonds in 2022 € 335.485 ontvangen voor implementatie en uitvoering van de WOO. Wij willen deze middelen inzetten om een projectorganisatie in te richten, onze systemen verder 'WOO-proof' te maken en aan te sluiten op landelijke publicatieplatforms. Zo blijven wij voldoen aan de WOO.
De provinciefondsmiddelen zijn in 2022 nog niet besteed omdat voorbereidende werkzaamheden door vaste formatie is opgepakt. In 2023 verwachten wij een versnelling van onze activiteiten (en daarmee een piek in kosten).
Voor de niet bestede middelen ad € 335.485 zullen wij u bij het jaarverslag een voorstel tot resultaatbestemming voorleggen.
Weerbaar bestuur
In de septembercirculaire 2022 heeft de provincie Overijssel een bedrag van € 0,4 miljoen voor "Weerbaar bestuur" ontvangen. Onder Kerntaak 20 Financiering en dekkingsmiddelen stellen wij u voor om dit bedrag toe te voegen aan prestatie 7.1.6.
Informatiebeveiliging
In het jaarverslag 2021 heeft u middelen beschikbaar gesteld voor informatiebeveiliging (€ 0,35 miljoen) met het doel eind 2022 ISO27001 certificeerbaar te zijn. In 2022 was er echter niet voldoende personele bezetting beschikbaar om alle stappen op het gebied van privacy en security te realiseren. Met de door u toegekende middelen bij de Perspectiefnota 2023 zijn extra formatie en middelen vrijgemaakt voor inzet op informatiebeveiliging. Wij verwachten met deze inzet dat we certificeerbaar zijn in 2023 en voldoende inzicht hebben in de risico’s rondom de informatiebeveiliging. Zowel binnen de provincie en bij ONS-SSC en dat de genomen maatregelen voldoende (aantoonbaar) zijn. Daarnaast vraag dit van de organisatie als geheel dat er voldoende ruimte is om risico’s te duiden en maatregelen te implementeren om de risico’s te verkleinen als deze er zijn. Tot op heden is de focus gelegd op de grootste risico’s vanwege de beschikbare tijd in de organisatie. Vanaf 2023 richten we ons op het geheel.
Impulsgelden coalitieakkoord
In het coalitieakkoord 2019-2023 heeft u € 1 miljoen beschikbaar gesteld om onze maatschappelijke opgaven beter te ondersteunen met digitaliserings- en datamogelijkheden. In november 2021 heeft u ingestemd met het Statenvoorstel 'Slim digitaal Overijssel' (kenmerk 2021/0227857). Bij de Monitor 2022-I heeft u ingestemd met een toevoeging van € 0,35 miljoen aan de Begroting 2022. Wegens verloop van personeel en wisseling in aansturing heeft dit traject enige tijd stil gelegen. Voor het niet bestede deel van de middelen zullen wij u bij het jaarverslag een voorstel voor resultaatbestemming voorleggen. Op basis van de huidige prognoses bedraagt dat voorstel circa € 0,19 miljoen.
Wij willen in 2023 een versnelling aanbrengen in onze digitaliserings- en datamogelijkheden. Dit willen wij doen door deze impulsmiddelen, vooruitlopend op het PPLG, in te zetten voor digitalisering in stikstofvraagstukken. Concreet wordt gesproken over de mogelijkheden van digital-twin, een digitale weergave van de fysieke omgeving, om zo simulaties van verschillende scenario’s uit te kunnen voeren. Wij verwachten dat in de gebiedsprocessen bij alle berokken partijen hieraan behoefte bestaat. Het is de bedoeling dat we door de inzet van dit instrument snel de gevolgen voor de omgeving inzichtelijk kunnen maken.
Zo wordt het impulsgeld ingezet om kennis en competenties van de organisatie te vergroten. Ethische vraagstukken worden daarin meegenomen. Dit vraagt mogelijk om aanschaf nieuwe technologie (impuls op instrumenten) en (inhuur van) expertise. Hierover vindt nog nadere afstemming plaats. Uitgaande van daadwerkelijke realisatie vinden de bestedingen plaats in 2023 en 2024. Wij stellen u daarom voor de einddatum van deze KvO middelen te verlengen van 2023 naar 2024.
Archiveringsachterstanden
In het Jaarverslag 2021 hebben wij middels een resultaatbestemming middelen gereserveerd voor het wegwerken van archiveringsachterstanden in de jaren 2022 (€ 0,2 miljoen) en 2023 (€ 0,25 miljoen). We hebben het traject om de achterstanden weg te werken opgestart. Het is in de huidige arbeidsmarkt echter moeilijk om medewerkers te werven en te behouden. De realiteit is dat we voor dit traject nog geen geschikte kandidaten hebben gevonden. De extra inzet van medewerkers in het gelijktijdig lopende en cruciale DA’S programma loopt binnenkort af en we verwachten daaruit dat de ingehuurde medewerkers vanaf Q1 2023 ingezet kunnen worden voor het wegwerken van de achterstanden. Voor het niet bestede deel van de middelen zullen wij u bij het jaarverslag een voorstel voor resultaatbestemming voorleggen. Op basis van de huidige prognoses bedraagt dat voorstel circa € 0,12 miljoen.
Vooraankondiging aanbesteding verzekeringen
Wij dienen onze grote verzekeringen (aansprakelijkheid en opstal) opnieuw aan te besteden. Wij verwachten dat uit de aanbesteding blijkt dat de premies ten opzichte van onze huidige premies zullen stijgen. Wij informeren u bij het jaarverslag over de uitkomsten van deze aanbesteding en zullen indien nodig u verzoeken een beroep op de algemene middelen te doen.
Verwerking effecten CAO
Via de perspectiefnota 2023 heeft u geld beschikbaar gesteld voor het opvangen van de effecten van de nieuwe CAO. Dit budget is reeds als reservering opgenomen in kerntaak 20. Via deze monitor voegen we in 2022 en verder geld toe aan het budget voor de personeelsgebonden kosten, onder verlaging van de in kerntaak 20 opgenomen reservering.
Wij stellen u voor het budget voor de personeelsgebonden kosten in 2022 te verhogen met € 2,7 miljoen, 2023 met € 5,7 miljoen, 2024 met € 5,5 miljoen, 2025 en 2026 met € 5,4 miljoen en de reservering in kerntaak 20 met hetzelfde bedrag te verlagen.