7.3.3 Communicatie

Acties 2024

1. De websites voor provinciale projecten en programma's die los van de provinciale website bestaan, worden geïntegreerd in de provinciale website of krijgen een eigen plek in het centrale content management systeem. Zodanig dat deze ook aan alle wet- en regelgeving voldoen.
2. Om aan digitale toegankelijkheid te voldoen, worden acties die volgen uit de impactanalyse (2023) in 2024 uitgevoerd.
3. De te behalen doelen uit de Wet Open Overheid (W.O.O.) voor de passieve openbaarmaking zijn als volgt;
   • De wettelijke behandelingstermijnen worden behaald tenzij er een uitzonderlijke reden is om dit niet te doen zoals; omvang van het verzoek, niet bestaande documenten of niet gespecificeerde scope van een Woo verzoek;
   • Woo verzoeken, die herkenbaar zijn als zodanig, worden binnen 2 werkdagen beantwoord met een ontvangstbevestiging;
   • De extern gedeelde documenten inzake een Woo verzoek; ontvangstbevestiging, verzoek tot precisering, verdagingsbesluit, deelbesluit, eindbesluit, zijn uniform door het gebruik van sjablonen en zijn allemaal van dezelfde kwaliteit;
   • Woo besluiten worden inclusief de te openbaren documenten gepubliceerd op een daarvoor centraal aangesteld portaal, zodat herhaalverzoeken eenvoudig te doen zijn;
   • Het publicatie portaal is goed vindbaar, zowel via de website als via de nationale centrale verwijsindex.
4. De te behalen doelen voor de actieve openbaarmaking zijn als volgt;
   • De wettelijk verplichte informatie categorieën en de daarbinnen vallende stukken, worden gepubliceerd op een daarvoor centraal aangesteld portaal;
   • De informatie stromen die betrekking hebben op de 11 vastgestelde informatie categorieën worden in kaart gebracht en er wordt  gekeken naar de beste en snelste manier om deze informatie te publiceren.

Inhoudelijke kleurscore

Inhoudelijke toelichting

Wij constateren dat het aantal Woo-verzoeken gericht aan onze provincie jaarlijks toeneemt, nu richting de 120 verzoeken per jaar en stijgend. Dit is een stijging ten opzichte van voorgaande jaren. De meest gezochte onderwerpen betreffen windenergie, asielbeleid, milieu en natuur. Waar termijnen niet gehaald worden, is dit voornamelijk te wijten aan drie factoren:
1.    De toename in het aantal verzoeken, omdat de beschikbare personele capaciteit te kort schiet.
2.    De complexiteit van verzoeken, wat meer tijd vereist voor het verzamelen en beoordelen van alle relevante informatie.
3.    De betrokkenheid van derde-belanghebbenden, die om een zienswijze wordt gevraagd, wat extra tijd en afwegingen in de procedure introduceert.

Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, zetten wij in op:
1.    Het uitbreiden van de capaciteit, waarbij we onze Woo-juristen hebben uitgebreid van 2 naar 3.
2.    Het verbeteren van onze informatiehuishouding om sneller en efficiënter aan verzoeken te voldoen.
3.    Het proactief openbaar maken van informatie om toekomstige verzoeken te reduceren en de transparantie te vergroten.

De problematiek die wij hierin ervaren sluit aan bij de landelijke trend, zoals beschreven in de nationale Woo-monitor . Ook het regeerakkoord benoemt de benodigdheid voor maatregelen om misbruik van Woo-verzoeken tegen te gaan, wat voor ons relevant kan zijn om de afhandeling verder te optimaliseren.

Zie; https://www.ipo.nl/nieuws/aantal-woo-verzoeken-bij-provincies-neemt-toe/ en Hoofdstuk 7. Goed bestuur en sterke rechtsstaat | Regering | Rijksoverheid.nl 

Financiële kleurscore

Financiële toelichting

Wet Open Overheid

De grootste onderbesteding (schatting € 0,25 miljoen) binnen deze prestatie zit bij de Wet Open Overheid (WOO). Toen de WOO van kracht werd, hebben we een ruwe schatting gemaakt van hoeveel geld we nodig zouden hebben. Sinds begin dit jaar hebben we de werkwijze aangepast. We gebruiken het geld nu vooral om de toenemende WOO-verzoeken te verwerken en actief documenten openbaar te maken. In het eerste kwartaal van 2025 kijken we op basis van onze ervaringen of het budget moet worden aangepast. Als het aantal WOO-verzoeken blijft stijgen, is het waarschijnlijk dat we het hele budget in 2025 zullen gebruiken.

Budget arbeidsmarktcommunicatie

Onder  ‘Overhead, financiering en dekkingsmiddelen’ is een budget van € 46.000 gereserveerd voor arbeidscommunicatie. Het uitvoeringsbudget willen we hierop aan laten sluiten en daarom hebben we besloten om het budget van € 46.000 vanaf begrotingsjaar 2025 over te hevelen van  ‘Overhead, financiering en dekkingsmiddelen’ naar prestatie 7.3.3 ‘communicatie’.

Zie toelichting onder 7.3.1 Samenwerking Gelderland

Wij hebben besloten om € 10.162 budgetneutraal te verlagen op zowel de baten als de lasten onder prestatie 7.3.3. 

Statenvoorstellen en -besluiten

Verantwoordelijk portefeuillehouder

Begrotingswijziging

• GS Begrotingswijziging

Baten begrotingswijziging

Lasten begrotingswijziging