Bedrijfsvoering

Onze opgaven stellen eisen aan de ambtelijke organisatie: wij zijn betrokken bij wat er om ons heen gebeurt, wij zijn aanspreekbaar voor onze burgers en betrouwbaar in wat wij voor hen doen. Bedrijfsvoering maakt dat mogelijk. Hoe doen wij dat?

Wij zijn professionals. Die oplossingen bedenken, de kunst van het weglaten verstaan
en de uitvoering versnellen. Met hart voor de publieke zaak.

Wij luisteren en vragen door. Wij kijken vanuit het perspectief van betrokken burgers en de samenleving. Het contact met de provincie is open en oprecht. Wij kiezen voor een prettige omgang, laten merken dat vragen en klachten van burgers doordringen en geven duidelijke uitleg.

Wij laten zien wat wij doen. Een gelijkwaardige informatiepositie is belangrijk, dan kun je rekenen op meer begrip voor elkaar. Iedereen moet daarom kunnen zien hoe provinciale besluiten tot stand zijn gekomen, welke overwegingen daarbij zijn betrokken.

Wij communiceren in begrijpelijke taal. In onze mailberichten, brieven en webteksten. Onze taal mag niet te moeilijk zijn, bijvoorbeeld door het gebruik van jargon en abstracte woorden, want dan haken lezers af. 

Wij hebben grip op financiën. Door Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten
en de ambtelijke organisatie betrouwbare financiële informatie te geven. Door risico’s in te schatten en daarvoor maatregelen te treffen.

Wij dagen uit. Jaarlijks kopen wij voor plusminus € 150 miljoen in. Dat is veel geld, niet voor niets zien wij daarom ‘de kracht van inkoop’: slim inkopen levert een bijdrage aan onze maatschappelijke opgaven.

Het team Personeel en Organisatie helpt leidinggevenden en medewerkers om de best mogelijke resultaten te bereiken. Het team biedt ondersteuning bij het aantrekken van geschikte kandidaten voor een (vaste) baan of tijdelijk werk en adviseren over het leren, ontwikkelen en inzet van talent. Nu en in de toekomst.

De juristen hebben een specialistische rol, die zich specifiek richt op de rechtmatigheid van het handelen van de provincie. Zij adviseren bij de invoering van wet- en regelgeving en jurisprudentie op uiteenlopende gebieden Daarnaast organiseren ze de behandeling van bezwaar- en beroepschriften.

Onze communicatieprofessionals werken aan het versterken van de relaties van de provincie met burgers, bedrijven, andere overheden, belangengroepen en overige partners. Zij stellen kaders en geven uitvoering aan de (digitale) communicatiestrategie, nieuws- en informatievoorziening. Daarnaast organiseren zij de representatie van het College.

De provincie wil optimale dienstverlening leveren. Daarvoor is een betrouwbare en veilige
ICT-infrastructuur nodig. Het team Informatie verzorgt dit, samen met het SSC ONS.
Naast de ICT-infrastructuur die medewerkers gebruiken, ondersteunen onze collega’s ook bij het  vastleggen en ontsluiten van informatie.

De financiële teams staan opgesteld voor het financieel beleid en zijn de regisseur van de begroting en de jaarrekening. Aan de basis staat  een up-to-date financiële administratie en betrouwbare financiële verslaglegging.

Het facilitaire team ten slotte werkt full service en met speciale aandacht voor gastvrijheid. Ze geven uitvoering aan onder andere de receptie, de schoonmaak en de beveiliging. Belangrijk is het verminderen van het energiegebruik en het vergroten van de CO2 -neutraliteit van de organisatie.

Wij ondersteunen onze interne klanten bij hun bedrijfsvoering onder het credo
‘bedrijfsvoering maakt mogelijk’. Daartoe bieden wij een ruim pakket aan basisdienstverlening, adviesdiensten en producten aan. Een deel van onze dienstverlening is gestandaardiseerd om eenduidig, betrouwbaar en efficiënt te kunnen werken. En een deel van de dienstverlening is uitbesteed, bijvoorbeeld aan het SSC ONS. In 2020 accentueren wij het belang van dienstverlening. Onze betekenis is gediend bij de vraag voor wie wij ons werk doen. Wij werken voor de provincie, voor onze collega’s.

In gesprek
Daarom gaan wij in een periodieke gesprekcyclus onze interne klanten benaderen. De gesprekken moeten gaan over de wederzijdse verwachtingen en inspanningen. Omdat wij – in onze wisselwerking met de klant- de dienstverlening blijven verbeteren.

De keten sluiten
Een deel van de dienstverlening is uitbesteed. Het is onze uitdaging om te zorgen voor een goede regie in deze samenwerkingsrelaties zodat wij geïntegreerd kunnen werken. Dat vergt om helder rolgedrag in termen van eigenaarschap en opdrachtgeverschap. Hierop willen wij onszelf verbeteren.

Innovatie
Bedrijfsvoering staat nooit stil en ontwikkelingen gaan snel. Om onze interne klanten goed te blijven ondersteunen staan innoveren, doorontwikkelen en out-of-the-box denken bovenaan onze strategische bedrijfsvoeringsagenda. We willen onze klanten immers ook in de toekomst terzijde staan.

Specials 2020

• In 2020 gaan alle medewerkers van start onder het regime van de Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren; In de loop van 2020 krijgt iedereen bovendien een nieuw generiek functieprofiel (invoering overeenkomstig de nieuwe CAO). Een extra impuls, naast onze inspanningen op opleiding/training, voor de brede inzetbaarheid.
• Wij investeren in het zaakgericht werken (het programma ‘DA’S digitaal’). Daarmee verbeteren we onze dienstverlening, bijvoorbeeld door klantvriendelijke webformulieren en toegankelijke dossiers. Tegelijkertijd investeren wij in onze ICT omgeving (‘cloud ready’). Wij bereiden ons voor op het werken conform de ISO27001 norm voor informatiebeveiliging. Daarbij baseren we ons op de nieuwe overheidsstandaard voor informatiebeveiliging op het gebied van IT-beveiliging, toegangsbeveiliging en bewustwording.
• Het Begrotingsjaar 2020 is de eerste planning & control cyclus, waarbij wij compact rapporteren en ruimte maken voor het goede gesprek over de opgaven. Om de cyclus zo betekenisvol mogelijk te maken, zoeken we actief het overleg met de Provinciale Staten en de Auditcommissie.
• In het Provinciehuis staat de ontmoeting centraal. In 2020 onderzoeken wij de mogelijkheden de gastvrijheid te vergroten. Wij geven daarnaast uitwerking aan de verduurzaming van het vastgoed. Een routekaart voor de huisvestingsmaatregelen is opgesteld.