Bedrijfsvoering

Versterking van de bedrijfsvoeringsorganisatie  
Onze maatschappelijke opgaven stellen eisen aan de ambtelijke organisatie. De collega’s 
van bedrijfsvoering zijn daarom betrokken bij wat er in hun omgeving gebeurt, betrouwbaar in wat ze doen en natuurlijk benaderbaar op feedback. De receptionist heet u van harte welkom. De P&O adviseur werft nieuwe collega’s met hart voor de publieke zaak. De medewerker informatievoorziening werkt aan een gelijkwaardige informatiepositie voor iedereen. De jurist werkt aan een open en oprecht contact bij klachten of bezwaren van burgers. En de financieel administratief medewerker zorgt voor de betaling van de rekeningen. Bij bedrijfsvoering werken kortom mensen die mogelijk maken. 

Meer opgaven. Bedrijfsvoering groeit niet mee
Onze opgaven vinden hun oorsprong in grote ontwikkelingen zoals klimaatverandering en de aanpak landelijk gebied. Onze ambtelijke organisatie is – samen met uw Staten en ons college – erg betrokken bij de inzet op deze opgaven. De ambtelijke inzet op de diverse opgaven en  investeringsprogramma’s is sinds de reorganisatie van 2012 gegroeid. De formatie van de bedrijfsvoeringsafdelingen is echter niet meegegroeid. Dat zien we terug in het vaste formatiebeeld. De ambtelijke organisatie als geheel is gegroeid naar het niveau van 2012. Het aandeel BV is gedaald van 14.4% naar 12.1% Wanneer we ook de inhuur gaan meerekenen, zal de scheefgroei nog groter uitvallen. 

Bedrijfsvoering wordt bovendien complexer
Er wordt vanuit ons college en de organisatie in toenemende mate een beroep gedaan op de inventiviteit van bedrijfsvoering. Een breed scala aan onderwerpen vraagt dagelijks om aandacht. Onderwerpen die bovendien complexer worden, bijvoorbeeld informatietechnologie en cybersecurity. De afgelopen jaren hebben we ingezet op achtereenvolgens digitalisering van administratievoering en dienstverlening aan inwoners. Nu treden we ook naar buiten: het aangaan van maatschappelijke opgaven waarbij informatietechnologie ons ondersteunt. Die complexiteit zien wij terug in de bemensing van bedrijfsvoering. Het werven van nieuwe collega’s is een vak apart geworden, daarvoor hebben wij Recruiters nodig. Betrouwbaar rapporteren binnen een dataomgeving vraagt om gespecialiseerde collega’s. De informatieveiligheid is de verantwoordelijkheid van een Chief Information Security Officer. Stuk voor stuk meer gespecialiseerde en/of zwaardere functieprofielen. De schaarste op de arbeidsmarkt maakt het lastig deze bemensing te vinden en aan ons te binden. 

De taak & schaal van bedrijfsvoering is inmiddels kwetsbaar geworden 
Wij zien een onevenwichtige samenhang tussen taak & schaal van bedrijfsvoering met de ambtelijke organisatie ontstaan. Onderzoek laat bovendien zien dat er sprake is van relatieve onderbezetting ten opzichte van vergelijkbare organisaties. Vanuit de betrokkenheid van de collega’s worden grenzen verlegd. Dat vertaalt zich in een toenemende werkdrukbeleving bij onze collega’s. 

De opgaven vragen een forse inzet van de ambtelijke organisatie. Inclusief bedrijfsvoering. Dat moeten wij willen borgen, dat willen wij mogelijk maken. Om in de pas te kunnen blijven lopen vragen wij u in te stemmen met de volgende voorstellen. 

Informatievoorziening en Digitalisering (I&D) 
Wij hebben een extern bureau gevraagd de kwaliteit van de eigen centrale IV-organisatie te beoordelen. Uit het uitgevoerde externe onderzoek is gebleken dat wij onvoldoende toegerust zijn om de I&D-opgaven het hoofd te bieden. Een van de belangrijkste oorzaken hiervan is dat de formatieve omvang van de IV-organisatie te krap is. Zo is onze vaste formatie ±40% lager is dan de benchmark van vergelijkbare overheidsorganisaties, met name in de tactische en strategische functies. Wij vangen knelpunten en problemen nu op door externe inhuur van circa 20 FTE structureel op reguliere taken (substantieel meer dan de benchmark). Hierdoor lukt het vooralsnog om ons hoofd boven water te houden, maar wij zien onze kwetsbaarheid toenemen. Dit komt voornamelijk doordat informatieveiligheidseisen vanuit wet- en regelgeving steeds verder worden aangescherpt, cybersecurity meer aandacht en tijd vraagt en doordat politiek, burgers en organisatie vragen om (datagedreven) inzichten om beleids- en besluitvormingsprocessen te verbeteren. Dat onze IV-organisatie kwetsbaar is wordt ook door onze accountant geconstateerd in zijn boardletter aan Provinciale Staten. Een belangrijke reden is dat wij over onvoldoende menskracht beschikken. Voor de versterking van de I&D organisatie stellen wij voor € 1,5 miljoen structureel beschikbaar te stellen. Daarnaast stellen we voor in 2023 € 0,4 miljoen incidenteel voor 2023 beschikbaar te stellen omdat wij verwachten in 2023 nog (duurdere) externe inhuur nodig te hebben.  

Financiële teams
De druk op de financiële functie is groot. Door onze veranderende financiële positie worden we uitgedaagd om met vindingrijke oplossingen te komen voor steeds complexere maatschappelijke opgaven, zowel op provinciaal als op landelijk niveau.  

Er is vanuit onze organisatie en onze partners een toenemende vraag en noodzaak naar inventieve financiële arrangementen, financieel advies en (business)control.  
Naast deze toegenomen vraag verandert de rechtmatigheidsverantwoording. Het toezicht horizontaliseert. Ook krijgen wij vanuit het Rijk steeds vaker te maken met een andere wijze van financiering, namelijk via de specifieke uitkeringen (SPUKS). Dit vraagt om extra monitoring, interne controle, audits, nieuwe financiële IT-toepassingen en een gedetailleerde projectadministratie.  

De financiële teams zijn de afgelopen jaren niet voldoende meegegroeid met deze ontwikkelingen. Om de basis te versterken vragen wij om een structureel budget van € 0,3 miljoen.
Voor de toenemende verantwoordingsverplichting rond de SPUKS zullen wij de benodigde personele capaciteit ten laste van deze SPUKS brengen.   

Wij zien diverse technologische ontwikkelingen (Cloud, Cyber) op ons afkomen die ingrijpen op ons applicatielandschap (exploitatie). De complexiteit neemt daarbij toe door nieuwe en aangescherpte wetgeving ten aanzien van veiligheid, transparantie. duurzaamheid en kwaliteit van de informatiehuishouding. Daarbij worden we vanuit het Rijk steeds vaker gedwongen om aan te sluiten op landelijke voorzieningen. De implementaties van deze nieuwe ontwikkelingen zijn vaak complex en zorgen voor incidentele kosten. Het beheer en monitoring van de hiervoor nieuw te implementeren informatiesystemen, registraties en een verzwaard netwerk zorgt voor structurele exploitatielasten. 

 Wij kunnen de toegenomen lasten niet langer dekken uit de bestaande budgetten. Dit heeft drie hoofdredenen: 1) De zwaardere eisen aan security en duurzaamheid van systemen en applicaties; 2) Nieuwe wetgeving en het daaruit voortvloeiende beheer en onderhoud; 3) Het aantal toegenomen (licenties voor) vak-applicaties, welke voor rekening van bedrijfsvoering worden gebracht. De toename is gerelateerd aan de groei van het aantal gebruikers (inclusief interne en externe medewerkers, Statenleden, apparaten zijn dit ±1500 werkplekken). 

Voor de stijging van de I&D kosten stellen wij voor in 2023 € 0,5 miljoen structureel beschikbaar te stellen. Door het terugbrengen van inhuur, verdere rationalisatie van het applicatielandschap en alternatieve financiering willen wij de stijgende exploitatielasten dempen. Wij stellen u daarom voor dit bedrag terug te brengen naar 2024 € 0,35 miljoen en € 0,2 miljoen in 2025. Voor het opvangen van de piek in wet- en regelgeving vragen wij u om incidenteel € 0,75 miljoen in 2023 en 2024 beschikbaar te stellen. 

De komende jaren is er sprake van een transitie van systemen. Het DA’S programma ( invoering zaaksysteem, Office365/Sharepoint) wordt eind 2022 afgerond. Om binnen tijd en budget op te leveren is er een minimale scope gedefinieerd. De supportorganisatie DA’S zal daarom de komende twee jaar moeten worden versterkt voor zowel het zaaksysteem als het Office 365/Sharepoint omgeving. Daarna zullen de oude systemen en netwerkschijven worden ontmanteld (informatie uit de systemen wordt opgeschoond, de te bewaren informatie moet worden opgeslagen (overdragen) in een nog aan te schaffen eDepot die aan de archiefvereisten voldoet. Het overdragen is een wettelijke vereiste. Het opschonen, selecteren en overdragen willen we met eigen mensen doen wegens de hiervoor benodigde kennis over de digitale archieven. Zolang zijn zij niet inzetbaar op nieuwe werk of op DA’S. Met DA’S wordt ook vergaand geautomatiseerd. Dit proberen we zo veel mogelijk op te vangen met ander werk, maar we moeten ook rekening houden met maatwerktrajecten, zoals van-werk-naar-extern werk. Hiervoor stellen wij voor incidenteel € 1,2 miljoen in 2023 beschikbaar te stellen en € 0,8 miljoen in 2024. 

Vanaf 2020 is de afhankelijkheid van de digitale werkplek sterk toegenomen. Problemen met hardware, software of de toegang tot data hebben direct gevolgen voor onze productiviteit en service richting onze burgers en partners. Het is voor SSC-ONS een steeds grotere uitdaging om de continuïteit, functionaliteit en veiligheid van digitale werkplekken te waarborgen. Om de kwaliteit en continuïteit te waarborgen en waar mogelijk te verbeteren vraagt ONS te investeren in onder andere de volgende onderwerpen (bedragen toegerekend naar provincie conform verdeelsleutel).

Informatieveiligheid en cybersecurity, compliance en informatiemanagement, hardware (smartphones en laptops) en professionalisering HR-services. Daarnaast stellen de partners voor een meerjarenbandbreedte in te stellen om onvoorspelbare (incidentele) projectkosten te dekken en zorgt de uittreding van de Omgevingsdienst voor een aangepaste kostenverdeling voor de partners.  

U bent in een separate brief geïnformeerd over de voorgestelde ONS begroting 2023 en bent in de gelegenheid gesteld hierover een zienswijze in te dienen.  

Wij stellen u voor in 2022 € 69.000 structureel beschikbaar te stellen en vanaf 2023 € 1,228 miljoen beschikbaar te stellen. Daarnaast stellen wij u voor in 2022 € 113.000 incidenteel beschikbaar te stellen.

De provincie Overijssel wil een actieve bijdrage leveren aan de energietransitie. Wij hebben daar een voorbeeldfunctie in. Wij willen onze bijdrage leveren door onze CO2 uitstoot te reduceren (gasloos), ons energieverbruik te verminderen (isolatie, slimme stopcontacten) en door de energie die wij gebruiken zelf op te wekken (zonnepanelen). Dit doen wij niet alleen. Samen met het Interprovinciaal Overleg (IPO) hebben wij daarvoor een routekaart 2030 opgesteld.  De geopolitieke situatie laat momenteel zien hoe kwetsbaar we zijn als wij in onze energiebehoefte afhankelijk zijn. Wij willen daarom de verduurzaming in 2023 gaan versnellen en intensiveren. In onze aanpak zoeken we naar ‘quick wins’ die onze uitstoot zoveel mogelijk beperken en ons energieonafhankelijk(er) maken. Onze investeringen vragen geld, maar verdienen zich door energiebesparingen en eigen energieopwekking voor een groot deel ook terug.  

Voor een deel van onze verduurzamingsopgaven is eerder investeringsbudget toegezegd. Dit investeringsbudget is echter niet toereikend om alle gewenste maatregelen in te voeren. Wij vragen daarom een aanvullend investeringsbudget van € 3.506.350.  

Wij moeten onze investeringen activeren en afschrijven. Dit doen wij conform onze financiële verordening. Doordat we meer investeren nemen ook de afschrijvingslasten toe. Voor een groot deel van deze afschrijvingslasten vinden wij dekking in onze exploitatie doordat wij met de voorgestelde maatregelen geld besparen. Maar voor het resterende deel hebben wij geen dekking. Hiervoor vragen wij vanaf 2024 een structurele dekking van € 70.000.  

Verduurzaming overig vastgoed 
In deze claim hebben wij geen rekening gehouden met de verduurzaming van ons overige vastgoed. Hiervoor maken wij ook gebruik van de IPO-routekaart. Voor een groot deel van deze investeringen zitten wij nog in de onderzoeksfase, waardoor een investeringsvoorstel voor deze perspectiefnota nog te vroeg komt. De voorgenomen investeringen worden binnen afzienbare tijd met u gedeeld.

Huisvesting TOP Werken
Om tijd-, omgevings- en plaatsbewust werken te faciliteren, werken wij – naast verduurzaming - aan aanpassing van de provinciale huisvesting. Voor het provinciehuis en de steunpunten in Tubbergen, Raalte en Wanneperveen worden huisvestingsmaatregelen voorbereid. Wij verwachten de kapitaallasten binnen de exploitatiebegroting te kunnen dekken. Indien investeringsbudget benodigd is zullen wij bij de Monitor 2022-II aan u voorstellen dit beschikbaar te stellen.