Bedrijfsvoering

Onze opgaven stellen eisen aan de ambtelijke organisatie: wij zijn betrokken bij wat er om ons heen gebeurt, wij zijn aanspreekbaar voor onze burgers en betrouwbaar in wat wij voor hen doen. Bedrijfsvoering maakt dat mogelijk. Hoe doen wij dat?

Wij zijn professionals. Die oplossingen bedenken, de kunst van het weglaten verstaan en de uitvoering versnellen. Met hart voor de publieke zaak.
Wij luisteren en vragen door. Wij kijken vanuit het perspectief van betrokken burgers en de samenleving. Het contact met de provincie is open en oprecht. Wij kiezen voor een prettige omgang, laten merken dat vragen en klachten van burgers doordringen en geven duidelijke uitleg.
Wij laten zien wat wij doen. Een gelijkwaardige informatiepositie is belangrijk, dan kun je rekenen op meer begrip voor elkaar. Iedereen moet daarom kunnen zien hoe provinciale besluiten tot stand zijn gekomen, welke overwegingen daarbij zijn betrokken.
Wij communiceren in begrijpelijke taal. In onze mailberichten, brieven en webteksten. Onze taal mag niet te moeilijk zijn, bijvoorbeeld door het gebruik van jargon en abstracte woorden, want dan haken lezers af.
Wij hebben grip op financiën. Door Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten en de ambtelijke organisatie betrouwbare financiële informatie te geven. Door risico’s in te schatten en daarvoor maatregelen te treffen.
Wij dagen uit. Jaarlijks kopen wij voor plusminus € 150 miljoen in. Dat is veel geld, niet voor niets zien wij daarom ‘de kracht van inkoop’: slim inkopen levert een bijdrage aan onze maatschappelijke opgaven.

Ons HR team werkt mee aan een eigentijdse, vitale provinciale organisatie. Vanuit onze visie op goed werkgeverschap bouwt HR mee aan de uitdagingen van de organisatie en een prettige werkomgeving. De focus ligt daarbij op advisering, arbeidsmarkt en instroom, arbeidsrelaties en rechtspositie, vitaliteit en inclusie, en de provincie als lerende organisatie.

Ons juridisch team heeft een specialistische rol. De juristen staan voor rechtmatigheid van het handelen van de provincie. Hun adviezen zijn oplossingsgericht. Deregulering en de-escalatie zijn belangrijke uitgangspunten.

Onze communicatieprofessionals werken aan het versterken van de relaties van de provincie met burgers, bedrijven, andere overheden, belangengroepen en overige partners. Zij stellen kaders en geven uitvoering aan de (digitale) communicatiestrategie, nieuws- en informatievoorziening. Daarnaast organiseren zij de representatie van GS.

De provincie wil de continuïteit van dienstverlening waarborgen. Daarvoor is (weerbare) informatievoorziening cruciaal, met inbegrip van een betrouwbare en veilige
ICT-infrastructuur. Team Informatie verzorgt dit, samen met het SSC ONS (opdrachtnemer).

Onze financiële teams staan opgesteld voor het financieel beleid en zijn de regisseur van de begroting en de jaarrekening. Aan de basis staat een up-to-date financiële administratie en betrouwbare financiële verslaglegging.

Ons team Facilitair ten slotte werkt full service en met speciale aandacht voor gastvrijheid. Ze geven uitvoering aan onder andere de receptie, de schoonmaak en de beveiliging. Belangrijk is het verminderen van het energiegebruik en het vergroten van de CO2 -neutraliteit van de organisatie.

Wij ondersteunen onze interne klanten bij hun bedrijfsvoering onder het credo ‘bedrijfsvoering maakt mogelijk’. Daartoe bieden wij een pakket aan basisdienstverlening, adviesdiensten en producten aan. Deels gestandaardiseerd om eenduidig, betrouwbaar en efficiënt te kunnen werken. Deels uitbesteed, bijvoorbeeld aan het SSC ONS. Wij werken voor de provincie, voor onze collega’s. Het is onze uitdaging om te zorgen voor een goede regie in deze samenwerkingsrelaties zodat wij geïntegreerd kunnen werken. Dat vergt om helder rolgedrag in termen van eigenaarschap en opdrachtgeverschap.

Bedrijfsvoering staat nooit stil en ontwikkelingen gaan snel. Om onze interne klanten goed te blijven ondersteunen, staat innoveren bovenaan onze strategische bedrijfsvoeringsagenda. We willen onze klanten ook in de toekomst terzijde staan.

Actualiteiten 2022

HR

• Met de uitbreiding van het aantal morele beraden zetten we een belangrijke stap in het vergroten van ons integriteitsbewustzijn en ons integer handelen, in- én extern. Eigen collega’s zijn opgeleid om deze beraden te begeleiden.
• We werken aan een samenhangende aanpak van diversiteit vanuit een brede visie als eigentijdse, inclusieve werkgever. Daarbij werken we samen met collega’s van de provincie die extern activiteiten rond dit onderwerp organiseren. Een inclusiescan geeft ons input. We hebben aandacht voor het vergroten van het bewustzijn rondom onze eigen unconscious bias.
• Voor de ontwikkeling van onze formatie maken we proactief bewuste keuzes over de inhuur en inzet van medewerkers. Vanuit arbeidsmarktcommunicatie zetten we vervolgens in op het profileren van de provincie, om zo vroegtijdig op het netvlies te komen van potentiële medewerkers die een afspiegeling vormen van onze inwoners.
• Ontwikkelingen zoals de omgevingswet en digitalisering doen een beroep op nieuwe kennis en vaardigheden. Om daar goed in mee te komen, ontwikkelen we leerlijnen. Zo dragen we bij aan duurzame inzetbaarheid van onze collega’s.

Informatievoorziening

• Het privacybeleid is in 2021 vastgesteld, deze wordt in de komende jaren geïmplementeerd.
• De digitaliserings- en datastrategie Slim Digitaal Overijssel is in 2021 vastgesteld en vertaald naar een implementatieplan. Hierbij is de insteek om de opgaven goed te kunnen ondersteunen bij het realiseren van hun doelen door gebruik te maken van digitalisering. In 2022 wordt voor enkele opgaven nieuwe digitale technologie ingezet.

Financiën

• We optimaliseren het financiële applicatielandschap, zodat we beter kunnen inspelen op klantvragen en technologische ontwikkelingen, meer grip krijgen op de financiële processen en omdat we het handmatig werk verder willen terugdringen.
• We hebben landelijk een actieve inbreng rond de actuele grote strategisch financiële dossiers zoals het provinciale belastinggebied èn de actualisatie van het Provinciefonds.
• Op 1 januari 2023 wordt het nieuwe regime van horizontaal toezicht door de Belastingdienst ingevoerd. We streven er naar om het horizontaal toezicht met de Belastingdienst te continueren en bereiden ons op het nieuwe regime voor.
• We brengen de stuurknoppen voor het financieel beleid in beeld met het oog op het veranderende financieel perspectief en als voorbereiding op de nieuwe coalitieperiode.

T O P werken
T O P werken staat voor Tijd-, Omgeving-, en Plaatsbewust werken.
Er liepen al diverse initiatieven, die hebben we gebundeld onder de noemer T O P.

• In 2022 werken we als organisatie met nieuwe ICT systemen. Deze helpen ons om goed digitaal samen te werken. Met elkaar en met de inwoners van Overijssel.
• Ook hebben we dan een nieuw archiveringssysteem en zaaksysteem. Dit zaaksysteem helpt ons om standaard processen, waaronder het besluitvormingsproces, soepel te doorlopen. Daarbij staat de dienstverlening naar inwoners en bestuur voorop.
• Op het gebied van HR zullen we een aantal regelingen actualiseren zodat deze in lijn zijn met wat wij als provincie ook vragen van de samenleving. Gedacht kan worden aan regelingen op het gebied van mobiliteit die duurzame vormen van mobiliteit ondersteunen en aanmoedigen.
• In 2022 ronden we de aanbesteding voor de huisvesting af. We verwachten eind 2022 te starten met het aanpassen van (een deel van) de inrichting van het Provinciehuis en Bestuurscentrum. Dit is deels vervanging en aanpassing in het kader van regulier onderhoud en deels een aanpassing van de inrichting om het TOP Werken te faciliteren.
• Ten slotte voeren we gesprekken met de organisatie om te komen tot een optimale balans tussen werken op het provinciehuis en thuis of elders.