Bedrijfsvoering in een steeds complexer wordende wereld
De wereld om ons heen wordt steeds complexer. Dit heeft ook zijn weerslag op de bedrijfsvoering van onze organisatie. Zo worden we steeds afhankelijker van digitale informatie en digitale tools. Hierop moeten we onze bedrijfsvoeringsorganisatie aanpassen en moeten we investeren in nieuwe systemen en werkmethoden. Via de Perspectiefnota 2023 heeft u hiervoor middelen beschikbaar gesteld.
In 2022 hebben we hiervoor al een aantal randvoorwaarden gecreëerd. In 2023 zijn we begonnen met de implementatie. De veranderingen hebben vooral betrekking op de organisatie van informatievoorziening en digitalisering. De teams zijn gestart, maar de andere manier van werken moet nog goed landen binnen de organisatie.
We hebben goede stappen gezet en zijn nog niet klaar. Zeker op het gebied van informatievoorziening en digitale transformatie zullen we ons (overigens samen met de partners in SSC ONS en samen met de andere provincies via BIJ12) continu blijven verbeteren. Dit geldt ook voor de informatiebeveiliging, archivering en nieuwe ontwikkelingen zoals AI.
De krapte op de arbeidsmarkt maakt dat we wel tot uitvoering van projecten kunnen komen, maar dat we niet altijd in staat zijn om dat in het gewenste tempo te doen. Daarbij speelt mee dat de organisatie maar een beperkt aantal veranderingen tegelijkertijd aankan. En dat we dus soms moeten vertragen en investeringen moeten opschorten om later te kunnen versnellen. Hierdoor besteden we nu minder dan begroot. De verwachting is dat we de komende jaren juist meer gaan investeren in de digitale transformatie om mee te bewegen met de veranderingen in de digitale samenleving.
In deze paragraaf lichten wij u per team de belangrijkste ontwikkelingen en aandachtspunten over 2023 toe. Voor de financiële toelichting en analyse van bedrijfsvoering verwijzen wij u naar KT 10 Overhead.
Facilitaire zaken
Het provinciehuis is van het gas af!
In 2023 hebben wij de verduurzaming van het provinciehuis doorgezet. De Brug is voorzien van isolatie(glas). Het aantal zonnepanelen op het dak van het provinciehuis is uitgebreid, zodat we circa 15% van ons stroomgebruik zelf kunnen opwekken. Tenslotte hebben we warmtepompen geïnstalleerd en is eind 2023 de gasaansluiting door de netwerkbeheerder afgekoppeld. Ook het kantoor op het steunpunt in Raalte is in het najaar van 2023 voorzien van een warmtepomp en daarmee gasloos geworden.
We zijn gestart met de re-fit van het provinciehuis.
In 2023 zijn de eerste voorbereidingen gestart voor de verbouwing van het provinciehuis. Vooruitlopend daarop zijn er in het werkgebied van de griffie drie fractiekamers gerealiseerd.
Daarnaast is de koffiecorner verplaatst van de (niet publiek toegankelijke) Plaza naar de Brug die wel publiek toegankelijk is. Zo wordt ontmoeten en samenwerken met externe partners beter gefaciliteerd.
Gastvrij en Wendbaar
In 2023 hebben we verdere stappen gezet in de ontwikkeling en uitwerking van het vernieuwde concept ‘gastvrij en wendbaar’.
De balietaken en de catering zijn in 2023 in eigen beheer genomen. Via de omzetting van programmabudgetten heeft deze formatie-uitbreiding neutraal kunnen plaatsvinden.
Agressie en intimidatie van medewerkers en een toenemend aantal protestacties maken dat wij vaker een beroep op de inzet van (externe) beveiliging hebben moeten doen. Wij verwachten dat dit naar de toekomst toe niet zal veranderen en we zullen hier bij de Perspectiefnota 2025 op terugkomen.
De provinciale doelen op het gebied van verduurzaming en inkoop uit de ‘korte keten’ hebben we geconcretiseerd voor de catering. Via het Dynamisch Aankoop Systeem (DAS) worden onze producten lokaal ingekocht.
Financiën
In 2023 zijn we gestart met het verstevigen van de financiële teams. De beschikbaar gestelde formatie is enerzijds ingezet op het versterken van de control en anderzijds gebruikt voor de oprichting van een expertisecentrum Inkoop.
Ontwikkelingen provinciale financiën
De financiën van de provincie Overijssel zijn onlosmakelijk verbonden met de landelijke ontwikkelingen. Er zijn en blijven op dit moment onzekerheden omtrent de ontwikkelingen van het provinciefonds en het eigen belastinggebied, waarbij de verdere ontwikkeling mede afhankelijk is van keuzes door een nieuwe coalitie op Rijksniveau.
Zoals nader geduid in onze brief van 13 juni 2023 (D2023-06-006151) is er vanaf 2026 sprake van een forse terugval in het accres van het provinciefonds. Inmiddels is door het Rijk erkend dat hierdoor een disbalans ontstaat tussen taken en middelen bij provincies (en ook gemeenten, want dit geldt ook voor het gemeentefonds). Hoe hiermee wordt omgegaan is aan een nieuw kabinet.
Daarnaast heeft het Rijk afgelopen voorjaar aangekondigd dat de 'trap-op-trap-af systematiek', waarbij het provinciefonds meebeweegt met de Rijksuitgaven, vanaf 2027 zal worden vervangen door een groei die gebaseerd is op het Bruto Binnenlands Product (BBP).
Door de provincies zijn vraagtekens gezet bij deze nieuwe systematiek, omdat de uitgaven van provincies op in elk geval het gebied van OV, infrastructuur en natuur geen duidelijke relatie kennen met de ontwikkeling van het BBP. Met het Rijk is afgesproken om hier gezamenlijk (Rijk, IPO, VNG, UvW) een beter beeld van te krijgen en handelingsperspectieven in kaart te brengen. Dit krijgt een vervolg in 2024.
Tot slot loopt het traject om te komen tot een nieuw verdeelmodel voor de provincies. Zoals ook in de brief van 13 juni 2023 geduid, is het afgelopen voorjaar in IPO-verband intensief gesproken over het ontwerp van een nieuw verdeelmodel en is er door de provincies een brief gestuurd aan de minister van BZK over de zorgpunten die er zijn over het conceptmodel dat voor lag. Dit najaar is met het ministerie gesproken over het vervolgtraject, waarbij is afgesproken dat er een gezamenlijke adviesaanvraag zal volgen aan de Raad voor het Openbaar Bestuur (ROB). Ten tijde van het schrijven van deze jaarrekening is het opstellen daarvan gaande. Zodra de adviesaanvraag openbaar is, zullen wij uw Staten daarover informeren. De stukken rond het nieuwe verdeelmodel zijn in maart 2024 met uw Staten gedeeld (D2024-02-009305)
Doorontwikkeld horizontaal toezicht
Het nieuwe convenant horizontaal toezicht is nu een jaar actief. In lijn met de actieve informatieplicht richting de Belastingdienst hebben wij een monitoringsplan opgesteld dat wij uitvoeren. In periodiek overleg vindt afstemming met de Belastingdienst plaats.
Rechtmatigheidsverantwoording door Gedeputeerde Staten (GS)
Met ingang van verslagjaar 2023 stellen wij als Gedeputeerde Staten zelf een verantwoording op, die opgenomen wordt in de jaarstukken. Daarnaast geven wij in de Paragraaf bedrijfsvoering een nadere toelichting op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
Human Resource
Arbeidsmarkt en instroom
Om het instroomproces te stroomlijnen hebben we bij recruitment een professioneel centraal loket geïmplementeerd voor alle vormen van instroom. Dit loket helpt aanvragers met vragen op het gebied van instroom en coördineert het instroomproces voor diverse categorieën werknemers voor alle eenheden binnen de provincie (vast en tijdelijk personeel, externe medewerkers, stagiaires en detacheringen). We blijven het instroomproces evalueren en verfijnen. Als vervolgstap op de professionalisering van het instroomproces zijn we in 2023 gestart met het onderzoek naar verdere samenwerking met onze partners op het gebied van recruitment en de (de aanbesteding van) een recruitmentsysteem dat ons beter voorziet in managementinformatie en gebruikersgemak voor kandidaten en vacaturehouders.
Leren, Ontwikkelen en Leiderschap
De Overijsselacademie heeft in 2023 ruim 1500 deelnemers uit onze provinciale organisatie mogen inschrijven voor een van de georganiseerde leeractiviteiten. Onder andere werden bijna 200 vaste medewerkers getraind in het omgaan met emotie en agressie (stijging) en werkten ruim 200 deelnemers aan hun digitale vaardigheden (vooral MS 365). Ook deden ruim 100 medewerkers mee aan de basiscursus Omgevingswet. Het leiderschapstraject is in 2023 voortgezet. Focus van de bijeenkomsten is georganiseerd rond de thema’s 'Bouwen aan vertrouwen en verbinding' en ‘Omarmen van digitalisering en dataficering’.
Diversiteit en inclusie
We werken aan een samenhangende aanpak van diversiteit en inclusie vanuit een brede visie als eigentijdse werkgever. Bewust nadenken over een inclusieve en diverse werkomgeving èn daarnaar handelen geldt voor iedereen die werkt voor de provincie Overijssel. Ook heeft de provincie een agenderende functie richting partners uit de regio. In 2023 is het ‘Charter Diversiteit’ ondertekend. Doel van dit charter is het bevorderen van een open en inclusieve werkcultuur door gericht en bewust te bouwen aan verbinding en vertrouwen, het inrichten van een bewust inclusiever instroom- en selectieklimaat, het vergroten van het aandeel jongeren èn een gelijkwaardig aandeel vrouwen in functieschaal > 13.
Banenafspraak
Voor 2023 gold een wettelijk percentage (Quotumwet) van 2,76%. Voor ons betekent dit dat wij 38 fte aan participatiebanen voor mensen met een arbeidsbeperking moeten realiseren. Met een realisatie van 30 fte aan participatiebanen is het ons niet helemaal gelukt om aan dit quotum te voldoen. Op dit moment zijn hier nog geen consequenties aan verbonden. Met name door Corona heeft het werven van nieuwe kandidaten de afgelopen jaren op een lager pitje gestaan en hebben we ons vooral gericht op het behouden en goed begeleiden van de al bij ons werkende medewerkers, die binnen deze categorie vallen. De begeleiding van de doelgroep vraagt meer specifieke expertise.
Aanscherping mobiliteitsvergoedingen
De provincie Overijssel kende een beperkte regeling voor vergoeding van woon-werkverkeer. Duurzaamheid, aantrekkelijk werkgeverschap en vitaliteit zijn belangrijke redenen om de regeling gericht te verbreden. Per januari 2023 hebben we de regeling aangepast naar 100% vergoeding van OV, een fiets- en wandelvergoeding en de optie een fiets onder te brengen onder het individueel keuzebudget.
Informatievoorziening & digitalisering
Digitale veiligheid
De beveiliging van onze digitale infrastructuur heeft onze continue aandacht. We voldoen op dit moment niet aan de normen. Met SSC ONS hebben we een verbeterprogramma opgezet voor het invoeren van een groot aantal beheersmaatregelen. We hebben echter ook in onze eigen organisatie nog een inhaalslag te maken. Deze heeft vooral betrekking op het inrichten van het managementsysteem (de verbetercyclus) voor dit onderwerp. Eind 2023 hebben we hiermee een start gemaakt. Bijvoorbeeld voor de processen ‘Instroom, Doorstroom, Uitstroom’ en ‘Identity Access Management’. In de loop van 2023 zijn wij de focus gaan verleggen bij het ondersteunen van collega’s bij alle soorten uitdagingen rond informatiebeveiliging en privacy. Het opstarten van deze activiteiten vroeg meer tijd dan vooraf gedacht. Vandaar dat op dit thema minder is besteed dan was begroot.
Ook hebben we geïnvesteerd in onze crisisorganisatie. Naast een nieuw crisisplan, hebben we een leerlijn ontwikkeld om samen te werken in de crisisorganisatie. I
Informatieorganisatie
In 2023 hebben we grote stappen gemaakt in onze informatieorganisatie. Aan het begin van het jaar hebben we onze visie op Duurzame Toegankelijkheid (DUTO) opgeleverd. Vanuit deze beleidsnotitie hebben we de opdracht en kaders voor de Archiefvisie vastgesteld. Met de komst van een drietal nieuwe rollen (collega’s) is niet alleen de wens, maar ook de uitvoering van deze Archiefvisie geborgd.
We hebben extra geïnvesteerd in het onderhoud van ons analoge archief. Zo konden opnieuw meters aan archief worden overgebracht, verwerkt en gedigitaliseerd. In de zomer van 2023 is een projectleider gestart om te komen tot realisatie van een e-depot voor de provincie Overijssel.
Toegankelijke overheid
De toegankelijkheid van onze websites was in 2023 een actueel thema en groot punt van zorg en aandacht. In de landelijke metingen scoorden we onvoldoende. Ook onze interne 0-meting gaf eenzelfde beeld. Deze 0-meting werd het vertrekpunt voor verbetering. Na de zomer is een Kernteam Online gestart met het structureel aanpakken en toegankelijk maken. De eerste resultaten zijn inmiddels behaald.
We hebben stappen gezet in het zaakgericht werken. En actie gezet op het delen van data en informatie. Deze omgevingen zijn geschikt om te voldoen aan de eisen die de Omgevingswet, de Wet Open Overheid (WOO) en de Wet Digitale Overheid (WDO) aan overheidsinstanties stellen. Onze systemen voorzien in een basisinrichting die steeds weer wordt aangepast aan deze (veranderende) wet- en regelgeving. Het goed implementeren van wetten vraagt blijvend om investeringen in tijd en geld.
Samen met SSC ONS
De samenwerking met ONS verloopt binnen het I&C-domein constructief en degelijk. We werken steeds meer samen bij het aanbesteden van IT hard- en software. Hierdoor komt er een verschuiving op gang van eigen bedrijfsapplicaties naar dienstverleningscomponent binnen het ONS-contract.
Koersbepalende onderwerpen
In 2023 maakten we uitgebreid kennis met het onderwerp Digitale Transformatie. De verandering kost tijd en vraagt soms meer energie dan de organisatie aankan. Dit leidt ertoe dat we er soms voor moeten kiezen om investeringen te vertragen. Om de noodzakelijke transformatie te kunnen bereiken zullen we de komende jaren moeten blijven investeren in middelen, maar bovenal in mensen en het ontwikkelen van onze medewerkers. Aan de kant van de beleidsontwikkeling werkten we aan onderwerpen als data delen, common ground en AI.
Juridische Zaken
De uitdagingen op juridisch gebied waren en zijn groot. De provincie was ook in 2023 betrokken in vele tientallen juridische procedures rond stikstof. De juristen spelen een belangrijke rol in het bewaken van rechtmatigheid in de vormgeving van het beleid en geven tegelijkertijd mede vorm aan pilots voor gebiedsgericht werken of het uitwerken van oplossingen voor schrijnende gevallen waarin ondernemers in de knel zijn gekomen. Een goed voorbeeld daarvan zijn de oplossingen die vanuit Overijssel zijn bedacht voor beweiden en bemesten en voor het kunnen afzien van handhaving bij PAS-melders.
Ook in veel andere dossiers is er grote juridische betrokkenheid. Van de morele en juridische afwegingen in het kanaaldossier tot de vormgeving van regiodeals, besluiten over het opwekken van zon-energie op landbouwgrond, van staatssteunaspecten bij Overijsselse fondsen of de toekomst van de Technology Base.
Dit alles vereist een professioneel juridisch team, van voldoende omvang en inhoudelijk goed toegerust. Punt van zorg daarbij is dat de werving van juristen – net als voor andere specialisten – in toenemende mate moeizaam is. Waar nodig wordt een beroep gedaan op de huisadvocaat van de provincie. Na een succesvolle aanbesteding in 2023 – samen met de gemeenten Zwolle en Kampen - is dat met ingang van 2024 het kantoor Pels Rijcken.
Ontwikkelingen subsidies 2023
Een aantal ontwikkelingen hebben in 2023 invloed gehad op de provinciale subsidieverlening:
Per 1 januari 2023 is een vernieuwde website voor het aanvragen van subsidies in gebruik genomen. Daarbij is op basis van onder andere signalen van het Overijssel Loket (klantcontactcentrum) en Voice of Customer-bijeenkomsten met subsidieaanvragers de toegang tot de website en de aanvraagformulieren vereenvoudigd. We hebben voorbereidingen getroffen om vanaf 2024 ook actief feedback op te halen bij de meer ’stille stemmen’ onder de subsidieaanvragers. Dit om het aanvragen van subsidies verder te vergemakkelijken.
Subsidie is een veel gebruikt instrument om vastgesteld beleid te realiseren; we hebben in 2023 iets meer dan € 240 miljoen aan nieuwe subsidies uitgegeven; dat is ruim boven het meerjarig gemiddelde van € 175 miljoen. In dat jaar hebben we bijna 4.000 subsidiebesluiten genomen, iets minder dan eerdere jaren. Dat komt onder andere door het aflopen van de vorige coalitieperiode 2019-2023: ruim een derde (33) van alle actieve subsidieregelingen is in 2023 ingetrokken of komen te vervallen. Qua doorlooptijden liep 2023 in lijn met voorgaande jaren: rond de 80% binnen de wettelijke termijn en een gemiddelde behandeltijd van 8 weken (wettelijke termijn is 13 weken). De verbeterambitie zit in de 20% aanvragen waarvan de behandeltermijn helaas ruim overschreden wordt: we willen zowel de omvang als de duur van de overschrijding terugbrengen. Met het nieuwe zaaksysteem voor subsidies dat in 2023 volledig operationeel is geworden hebben we beter dagelijks inzicht gekregen in de voortgang van subsidiezaken.
Naast nieuwe subsidies hebben we per eind 2023 ook nog bijna 1.400 lopende subsidiezaken tot een bedrag van ruim € 421 miljoen openstaan; de verantwoording daarover moet de komende jaren nog binnenkomen.
Subsidies zijn echter niet altijd het best passende financiële instrument om de doelen uit de provinciale begroting gerealiseerd te krijgen; andere financiële instrumenten kunnen effectiever zijn. Daarom hebben we ook een ‘financiële instrumentenkoffer’ met bijbehorend afwegingskader gemaakt, zodat de nieuwe beleidskeuzes van Provinciale Staten van een effectiever uitvoeringsplan kunnen worden voorzien. In lijn met de aanbeveling van de Rekenkamer Oost-Nederland hierover is in 2023, op een enkele na, voor alle nieuwe subsidieregelingen besloten deze op evaluatieniveau 2 te evalueren. Dat wil zeggen dat er onderzoek gedaan wordt naar het bereiken van de beoogde effecten van de subsidieregeling. Het in 2023 uitgevoerde externe onderzoek naar de effectiviteit van het instrument subsidie onderstreepte nog eens dat de effectiviteit van subsidies begint met heldere politiek-bestuurlijke doelen.
