Overhead
Terug naar navigatie - Overhead
Onder 'overhead' worden baten en lasten verantwoord die niet rechtstreeks aan een taakveld kunnen worden toegerekend. Het zijn veelal kosten die ondersteunend zijn aan alle activiteiten . Dit zou samengevat kunnen worden als 'de kosten van bedrijfsvoering'. Hieronder vallen onder meer uitgaven aan ict, huisvesting, personeel & organisatie , control & administratie en juridische ondersteuning.
In de volgende alinea's hebben we de financiële analyse van overhead, exclusief de toegerekende personeelskosten nader toegelicht. De toelichting op de personeelskosten is opgenomen onder het item personeelsgebonden lasten.
Het budget voor overheadkosten minus baten bedroeg € 30,2 miljoen. Hiervan is een bedrag van € 4,7 miljoen niet besteed.
Hieronder geven we een nadere verklaring voor de onderbestedingen bij overhead:
Facilitair
Bij facilitair is een totale overschrijding van ca € 200.000 te constateren. De overschrijding is als volgt te verklaren:
Post en printkosten
De kosten voor de post en de printkosten zijn € 122.000 lager uitgevallen dan begroot. De verwachting is dat de kosten voor het printen ook de komende jaren lager uit gaan vallen.
Overige externe locaties (rayonkantoren, Nijenhuis en Paasloo)
Hier is een overschrijding van € 164.000 te constateren. De overschrijdingen hebben te maken met structureel hogere kosten voor gas, hogere onderhoudskosten en huur bij de Rayonkantoren.
Dependance Twente
Hier is een meevaller van € 123.000 te melden i.v.m. het sluiten van de dependance. Deze meevaller is gebruikt bij monitor 2-2022 als dekking voor de afschrijvingslasten van de Rayonkantoren/steunpunten.
Bedrijfsauto’s
Door de stijging van de autokosten (waaronder brandstofkosten en indexatie van de leasecontracten) voor de bedrijfsauto’s van WK is hier een overschrijding van € 280.000 te constateren. Bij de 1e monitor 2024 zullen wij met voorstellen komen voor een structurele verhoging van dit budget ten laste van de indexeringsmiddelen.
Restaurant, vergaderingen en evenementen
De huidige begroting voor het restaurant en de vergaderingen en evenementen zijn in 2023 gebaseerd op de oude situatie waarbij de catering was uitbesteed. Vanaf mei 2023 is het restaurant weer in eigen beheer gekomen. Hierdoor zitten er verschillen tussen de begroting en bestedingen. In 2024 actualiseren wij de begroting voor dit onderdeel. Over de door te voeren aanpassingen rapporteren wij via de P&C-cyclus. Bij vergadering en evenementen is een voordeel van ca € 237.000 te constateren. Dit wordt veroorzaakt door het lagere aantal (extern) georganiseerde vergaderingen en evenementen in 2023.
Woon-werkverkeer
De kosten van woon-werkverkeer zijn 78.000 lager uitgevallen dan begroot. Dit wordt veroorzaakt doordat het personeel na Corona ook regelmatig blijft thuiswerken. We zien de kosten wel stijgen doordat personeel ook vaker weer naar kantoor gaat, maar heeft nog niet het niveau van vóór de Corona crisis.
Beveiliging
De kosten voor beveiliging zijn € 182.000 hoger uitgevallen door externe inhuur. Dit heeft o.a. te maken met de wettelijke vereisten en certificering waaraan beveiligers moeten voldoen. Hier zullen we ook verder bij de Perspectiefnota 2024 op terugkomen.
Provinciehuis
De kosten voor het provinciehuis zijn ca € 136.000 hoger uitgevallen. Dit heeft te maken met de hogere schoonmaakkosten (grotere stijging schoonmaak CAO) en extra onderhoudskosten. Bij de 1e monitor 2024 zullen wij met voorstellen komen voor een structurele verhoging van dit budget ten laste van de indexeringsmiddelen.
Financiën
Bij financiën is er een onderschrijding van € 180.000 te constateren. Dit wordt veroorzaakt door lagere kosten van de externe vermogensbeheerder (afbouw obligatieportefeuille) en minder externe fiscale advieskosten.
ICT
Bij ICT is er in totaal een bedrag van € 4,1 miljoen euro over.
Afgeronde projecten
Bij de implementatie en afronding van een aantal applicaties zijn er implementatie en/of softwarebudgetten overgebleven voor ca € 768.000. Dit betreft o.a. implementatiebudgetten voor SAP (financieel systeem) voor € 255.000, samenwerking applicatie (Sharepoint) voor € 74.000, implementatie Zaak systeem (€ 281.000),Geo informatie voor € 77.000 en bedrijfsvoeringsapplicatie voor € 81.000.
Overige projectbudgetten
In 2023 is een aantal restant projectbudgetten niet besteed voor een totaal bedrag van € 1.756.000. De onderbesteding wordt vooral veroorzaakt door projecten die nog in de inventarisatiefase zitten. Ook krijgen enkele projecten (WOO en Wet en regelgeving) door aanpassing in de wetgeving in 2023, een andere inrichting en structuur (zie Openbaarheidsparagraaf).
We stellen voor het bedrag van € 248.000 voor het project toekomstvaste GIS over te hevelen naar 2024, aangezien dit project in 2024 daadwerkelijk start.
PS begrotingswijziging:
In verband met het vervroegen van de vervanging van alle audio-visuele middelen (schermen, hard- en software) in de statenzaal stellen wij u voor:
Het hiervoor beschikbare investeringskrediet van € 296.000 te verplaatsen van 2026 naar 2024. En een aanvullend investeringskrediet van € 450.000 beschikbaar te stellen. Oorspronkelijk stond deze vervanging van AV-middelen gepland in 2026, maar we willen dit eerder vervangen en tegelijkertijd vervangen met de renovatie van het provinciehuis.
De stijging van het investeringsbedrag heeft te maken met zowel stijgende gebruikersmogelijkheden van het nieuwe systeem als de zeer sterk gestegen kosten van deze audiovisuele middelen van de afgelopen 5 jaar. De kapitaallasten van de investering verwerken we structureel in de begroting van 2024, voor de jaarschijf 2026 en verder. Voor 2026 betekent dit een extra last van € 75.000, vanaf 2027 bedraagt de extra structurele afschrijvingslast € 45.000. Deze extra lasten komen ten laste van de structurele begrotingsruimte in de betreffende jaren. De wijziging van de kapitaallasten verwerken we via Monitor 2024-I.
ONS/ Shared Service Centrum
Bij ONS is er een voordeel te melden van ca € 938.000, welke veroorzaakt wordt door lagere (klantspecifieke) afname van uren door de provincie bij het ONS en besparing bij het mobiele telefooncontract. Het totaal voordelig resultaat van ONS is € 1,9 miljoen (resultaat voor storting in de reserve MJB is € 3,3 miljoen). Van dit resultaat krijgt de provincie een bedrag van € 558.000 retour over 2023. We stellen voor het restant bedrag van het project verhogen digitale weerbaarheid € 82.000 over te hevelen via resultaatbestemming naar 2024 aangezien dit project in 2024 wordt afgerond.
Archivering
Het archiveringsproject (E-depot) is in volle gang. Echter zijn nog niet alle werkzaamheden uitgevoerd en alle dossiers verder gedigitaliseerd. Deze digitalisering verwachten we in 2024 af te ronden. We stellen voor het restant bedrag ad € 233.500 via resultaatbestemming over te hevelen naar 2024.
Digitalisering CA 20
Dit KVO-budget is nog niet volledig uitgenut en conform de besluitvorming blijft dit restant budget beschikbaar via de Reserve uitvoering Kwaliteit van Overijssel. Zodoende kan dit geld in 2024 beschikbaar blijven voor de Impulsgelden digitale transformatie . We stellen voor het resultaat bedrag van € 451.600 via resultaatbestemming over te hevelen naar 2024. Wij stellen voor om het budget voor overheadkosten, onderdeel digitalisering CA 20, in de jaarschijf 2024 van de begroting 2024 te verhogen met € 451.600 en dit bedrag te onttrekken aan de Reserve uitvoering Kwaliteit van Overijssel.