Bedrijfsvoering in toenemende mate kwetsbaar
De financiële en personele kaders voor bedrijfsvoering vloeien voort uit de reorganisatie van 2012. We kijken om ons heen en zien dat de wereld is veranderd, de opgaven complexer zijn geworden en de (rest) van de ambtelijke organisatie en inhuur is fors gegroeid sinds 2012. Dit hebben wij opgevangen door oa de financiële processen efficiënter in te richten en kostenbesparingen door te voeren. Toch zien we meer en meer een disbalans ontstaan tussen bedrijfsvoering en de rest van de organisatie.
Op het facilitaire vlak vertalen we de organisatiegroei naar het aantal laptops & licenties, transacties bij de salarisadministratie, werving- en selectieacties, schoonmaak, kantoorfaciliteiten en catering, maar ook zwaardere ICT apparatuur (meer mensen + meer apparaten per persoon), meer meldingen bij de diverse servicedesks, meer factuurafhandelingen etc. Dit zijn voor bedrijfsvoering niet-beïnvloedbare kosten die tot nu toe binnen de reguliere bezetting en uit de reguliere exploitatiebudgetten zijn gedekt. U bent via monitor II (november 2021) geïnformeerd dat deze situatie onhoudbaar is geworden en u heeft eenmalig extra budget beschikbaar gesteld voor ICT uitgaven voor 2021 en 2022.
Op het ondersteunende vlak vertalen we de complexere opgaven en organisatiegroei naar meer en hoogwaardigere advies- en informatievraagstukken. Vanuit Bedrijfsvoering denken wij mee over juridisch en financieel gevoelige dossiers, zoals Stikstof, KADH en Keolis. In 2021 waren wij actief betrokken in diverse landelijke werkgroepen, zoals het nieuwe belastinggebied en de coronacompensatie. De ondersteuningsvraag neemt toe en er wordt door medewerkers op alle niveaus een hoge werkdruk ervaren. Met dezelfde capaciteit moeten meer collega’s en dossiers worden ondersteund. Bij Informatievoorziening en Digitalisering wordt kennis en capaciteit (20 FTE) structureel ingehuurd. Wegens het relatief laag loongebouw lukt het ons bovendien niet goed om vacatures, in een toch al krappe arbeidsmarkt, in te vullen.
In de afgelopen jaren is door efficiëntieslagen, een projectenstop en creatieve oplossingen het oplopende kostenniveau opgevangen. De rek is er uit. Daarom komen we in 2022 met een voorstel voor een meer schaalbare wijze van financiering van bedrijfsvoering, met mogelijkheden zoals trap-op-trap af of het instellen van een bedrijfsvoeringsreserve. We komen in de Perspectiefnota 2023 met nader voorstellen op financieel en personeel vlak.
Maatschappelijke thema’s geconcretiseerd: Integriteit, duurzaamheid en diversiteit
De samenleving dat zijn wij. We kunnen en willen invulling geven aan belangrijke thema’s binnen onze eigen organisatie. In ons leiderschapsprogramma hebben we hieraan aandacht besteed, net als aan Covid en het omgaan met grensoverschrijdend gedrag.
2021 Stond in het teken van (het introduceren van) ‘moreel leren’. De (wettelijke) basis hiervan – de Gedragscode integriteit en aanverwante protocollen – waren in 2020 al geactualiseerd. In dit verband is de workshop voor nieuwe werknemers gemoderniseerd en zijn zes ‘procesbegeleiders moreel beraad’ opgeleid. Daarnaast zijn in 2021 ‘kwetsbare functies’ (verder) in beeld gebracht. Met de betrokken medewerkers worden integriteitsgesprekken gevoerd en wordt voortaan de VOG periodiek opnieuw aangevraagd.
We zijn in 2021 gestart met het uitvoeren van verduurzamingsmaatregelen die noodzakelijk zijn om te voldoen aan de klimaateisen voor gebouwen. In de eerste fase van de verduurzaming zijn de daken van de Hof en Statenzaal volledig bedekt met zonnepanelen (met 80 kWh een verdubbeling van het piekvermogen). De ketelruimte is aangepast, zodat we er in 2022 een hoog temperatuur warmtepomp kunnen plaatsen. Deze werkzaamheden passen in de Regionale innovatie strategie. In de Perspectiefnota komen wij met aanvullende voorstellen voor de verduurzaming van onze gebouwen.
Diversiteit en inclusie vinden wij binnen de Provincie Overijssel belangrijk. In 2021 hebben we onder andere ingezet op de bewustwording via workshops en de voorbereiding van een pilotprogramma statushouders dat in april 2022 start.
Werksystemen en informatievoorziening onder handen genomen.
Als moderne werkgever faciliteren we bijdetijdse manieren van werken. Hiervoor lopen enkele trajecten waarbij we procesverbetering, cultuur en ICT aan elkaar verbinden.
TOP werken staat voor Tijds-, Omgevings- en Plaatsbewust werken. In 2021 hebben we via zogenaamde ‘proeftuinen’ diverse thema’s verkend, zoals vitale zitmiddelen, mobiliteit, belcellen en vergaderhubs, e-bikes voor woon-werkverkeer en huisvesting. Aan medewerkers worden thuiswerkfaciliteiten beschikbaar gesteld. Het hiervoor beschikbare budget is niet uitgeput. Omdat (nieuwe) medewerkers nog thuiswerkfaciliteiten kunnen aanvragen leggen wij u bij deze jaarrekening een voorstel voor deze middelen toe te voegen aan de begroting 2022 en 2023 (zie onderdeel overhead, financiering en algemene dekkingsmiddelen).
De vergaderkamers in het provinciehuis zijn voorzien van video conference apparatuur waardoor er in het Provinciehuis hybride (combinatie van online en fysiek) kan worden vergaderd. Voor andere fysieke maatregelen is een herbestemming van investeringsgelden nodig. Een voorstel hiervoor volgt in de Pnota. De focus van TOP werken is eind 2021 verlegd naar de verandering.
- Programma DA’S Digitaal Werken
Dit programma zorgt voor de invoering van zaakgericht werken ten behoeve van dienstverlening en de stukkenstroom en voor een digitale samenwerkomgeving voor beleidsmatige of projectmatige samenwerking. Wij werken inmiddels met het zaaksysteem voor Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH), de DigiD-koppeling voor de digitale handtekening is beschikbaar en we zijn voorzichtig gestart met de samenwerkingsomgeving op basis van standaard Microsoft software.
Tegelijkertijd zijn we niet waar we hadden willen zijn. De introductie van het zaakgericht werken bij VTH heeft meer knelpunten opgeleverd dan verwacht. En we hadden gehoopt inmiddels verder te zijn met de inrichting van de samenwerkingsomgeving.
We hebben afscheid genomen van onze implementatiepartner voor de samenwerkingsomgeving. De door hen geboden oplossing voldoet niet. We hebben nu besloten door te gaan met de standaard software van Microsoft. Over de financiële gevolgen hiervan bent u bij de monitor II geïnformeerd.
- Ontwikkeltrajecten Informatievoorziening en Digitalisering
In 2021 zijn flinke stappen gezet op het ICT-vlak. De uitrol van de nieuwe laptops is afgerond, met daarbij de Office 365 omgeving die flexibiliteit voor medewerkers vergroot en randvoorwaardelijk is voor TOP en DA’S. De WIFI is verzwaard zodat de capaciteit weer aansluit bij het gebruik.
Vanuit het Strategisch Informatievoorzieningsprogramma lopen de programma’s op schema rond assetmanagement, toekomstvaste GIS, Basis Registratie Ondergrond. We hebben een start gemaakt het de initiatieven rond Digitaal Stelsel Omgevingswet, Wet Open Overheid, Wet Digitale Toegankelijkheid en Wet Digitale Overheid. Er is in 2021 een projectenstop afgekondigd om binnen het beperkt beschikbare ontwikkelbudget te blijven. De projecten die nu worden uitgevoerd zijn onvermijdelijk uit oogpunt van continuïteit, rechtmatigheid en wetgeving.
Bij de vervanging van de website (www.werkenbijoverijssel.nl , www.overijsselkiest.nl en www.overijssel.nl) lopen we aan tegen de tegenvallende kosten in verband met beveiligingseisen. De verlenging van het huidige tijdelijke contract na 2022 is juridisch problematisch. Voor een sluitende projectbegroting stellen we voor om een bedrag van € 0,17 miljoen door te schuiven van 2021 naar 2022. Zie voor een toelichting hierop het voorstel verderop onder de Resultaatbestemmingen.
We hebben achterstanden in het opschonen van onze archieven, daardoor handelen we in strijd met de Archiefwet. Door bovengemiddelde ziekte onder de medewerkers en door extra inzet van medewerkers in de gelijktijdig lopende en cruciale DA’S informatievoorzienings-projecten, is dat niet gelukt. Bij deze jaarrekening doen wij daarom een voorstel voor resultaatbestemming om de hiermee gepaard gaande budgetten door te schuiven naar volgende jaren. Zie voor een toelichting bij de resultaatbestemmingen in het onderdeel overhead, financiering en overige dekkingsmiddelen.
- Evaluatie relatie ONS-ICT
In 2021 hebben we de relatie met ONS-ICT geëvalueerd om inzicht te krijgen in de mate waarin het bijdraagt aan onze doelen. Hieruit is gebleken dat dit in beperkt mate het geval is wegens uitvoeringsfouten en ontwerpfouten (van de GR). Inmiddels is een vervolgtraject gestart waarin voor twee scenario’s de opties worden verkend. Daarbij wordt rekening gehouden met de belangen van de deelnemende gemeenten.
Een nieuw perspectief op financiën en risico’s
Het financiële perspectief is aan het veranderen. De Essent middelen zijn langzamerhand benut via uitgaven, fondsen en/of voorgenomen plannen. Vooruitlopend en ter voorbereiding op de volgende statenperiode hebben wij in 2021 een start gemaakt met de herijking van onze financiële kaders en de discussie over de financiële stuurknoppen. In de perspectiefnota 2022 is als eerste stap de afschrijvingsmethodiek in een breder perspectief geplaatst.
Om te voldoen aan de door de Belastingdienst ingevoerde Doorontwikkeling horizontaal toezicht (DHT), ingaande 2023, hebben we in 2021 belangrijke stappen gezet ter verbetering van onze fiscale beheersing. In het najaar van 2021 hebben we een systeemaanpassing doorgevoerd waardoor wij verwachten het aantal correctieboekingen en de kans op omissies te reduceren. In het kader van DHT heeft ook in 2021 periodieke afstemming plaatsgevonden met de belastingdienst over onderwerpen waar verschil van inzicht kan bestaan over de fiscale verwerking, in 2021 onder andere:
* Een voorstel voor een aantal correcties, hoofdzakelijk m.b.t. onterecht door ons gevorderde btw bij het Btw Compensatiefonds over de periode 2015 -2019. Hiervoor hebben wij reeds in 2020 een overlopend passiefpost opgenomen van afgerond € 0,7 miljoen.
* De Belastingdienst heeft ons voorstel met betrekking tot het (vermeend) privé gebruik van het wagenpark geaccepteerd en wij zijn gestart met het aanscherpen van ons beleid op dit vlak.
* Een risicoanalyse in het verlengde van de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelatie (DBA).
* Gebleken is dat er de afgelopen jaren te weinig pensioenpremie aan het ABP is afgedragen. Wij hebben dit gerepareerd met een eenmalige bijstorting van € 580.000,-.
* Een bezwaarprocedure omtrent de in de eindheffing betrokken vaste reiskostenvergoeding 2020.
* In 2021 heeft de Belastingdienst onze vpb aangiften 2016 en 2017 conform vastgesteld.
Het afgelopen jaar is door concern control op diverse vlakken gewerkt aan verdere verbetering van ons controlehuis. Voorbeelden hiervan zijn de voorbereiding voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording met een inzichtelijke rapportage, het project risicomanagement, een frauderisicoframework en het afronden van het 217a onderzoek naar externe inhuur. Tevens is het nieuwe 217a onderzoek gestart met als onderwerp leges en overige opbrengsten.
- Informatiebeveiliging & Privacy
Er zijn zorgen omtrent informatiebeveiliging in de organisatie. Nog niet alle verplichte maatregelen uit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), het kader zoals de overheid deze zich aan zichzelf heeft opgelegd, zijn geïmplementeerd. Dat heeft ook uitwerking op de status van ISO-certificering zoals provincies die met elkaar hebben afgesproken. Ook (grote) incidenten hebben zowel intern als extern bij SSC-ONS aangetoond dat de provincie Overijssel kwetsbaar is en te weinig toegerust is om adequaat te reageren op grote dreigingen. We leggen de nadruk op bewustwording, de crisisorganisatie en de veilige toegang tot data.
In 2021 is er veel vooruitgang geboekt in de uitvoering van de vereisten voortvloeiend uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). We hebben de risico’s van verwerkingen van persoonsgegevens in kaart gebracht. Verder hebben we een interne audit op de Wet politiegegevens (Wpg) afgerond. We hebben in 2021 meerdere datalekken geconstateerd, waarvan enkele gemeld zijn bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). De incidenten zijn onderzocht en er zijn maatregelen getroffen om herhaling te voorkomen. Ook zijn het privacybeleid en het beleid voor personeelsvolgsystemen vastgesteld.
Onze organisatie is kwetsbaar met betrekking tot informatiebeveiliging en privacy. Dit vraagt om noodzakelijke extra investeringen ten behoeve van de technische en organisatorische versterking rond informatiebeveiliging en privacy. Wij stellen voor een budget van 350.000 via een resultaatbestemming naar de begroting 2022 over te hevelen om de achterstanden in de implementatie van de BIO en de ISO 27001 weg te werken (zie onderdeel overhead, financiering en overige dekkingsmiddelen). Ook zullen wij bij de Perspectiefnota 2023 op dit onderwerp terugkomen.
- Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (DBA)
In 2021 zijn de precieze DBA-risico’s -namelijk risico’s op ‘schijnzelfstandigheid’- per eenheid onderzocht en getoetst door een extern bureau. De uitkomst hiervan is dat ongeveer 1/3 van de rechtstreeks door de Provincie ingehuurde ZZP’ers een serieus fiscaal risico vormt. Eventuele fiscale boetes lijken op dit moment onwaarschijnlijk. Voor de risicogevallen zijn gerichte oplossingen gezocht. Parallel hieraan werken we nu aan een lange termijn oplossing, namelijk ‘één-instroomloket’, waarbij eventuele DBA-risico’s al bij het aantrekken van externe inhuur zoveel mogelijk worden voorkomen.
Ontwikkelingen subsidies 2021
Met onze brief van 6 juli 2021 (kenmerk 2021/0168598) hebben wij u geïnformeerd over trends en ontwikkelingen rond subsidies, als reactie op het rekenkamerrapport ‘Zicht op subsidies Overijssel’. Het jaar 2021 is nogal afwijkend geweest in vergelijking met 2020 en nog meer met de periode ervoor.
Het aantal subsidieregelingen is met 8 gestegen tot 91 (meerjarig gemiddelde is 70). Het door uw staten vastgestelde coronapakket, investeringsvoorstellen, beleidsnota’s en moties verklaren die groei. Ook het aantal behandelde aanvragen is ten opzichte van het coronajaar 2020 met 34% gestegen tot 7.412. Ten opzichte van het gewone jaar 2019 is die stijging zelfs 68%. Belangrijkste oorzaken daarvan zijn twee coronamaatregelen-gerelateerde subsidieregelingen: de ene regeling leidde in twee dagen tot meer dan 1.340 aanvragen en de andere tot meer dan 700 aanvragen in enkele maanden. Normaal is 40-50 aanvragen per jaar voor een regeling al aan de ruime kant.
Het bedrag per subsidie is door de diverse coronamaatregelen-gerelateerde subsidieregelingen verder verschoven naar kleine subsidies: 85% van de nieuwe subsidies in 2021 bedroegen minder dan € 25.000,-. Qua financieel beslag op het totaal beschikbare subsidiebudget in 2021 van iets meer dan € 160 miljoen is dat echter maar 9%.
De in onze brief van 6 juli 2021 verwachte toename van de gemiddelde behandelduur en de overschrijding van de beslistermijnen is door dat grote aantal aanvragen helaas uitgekomen. Waar de servicenorm in de meeste gevallen 13 weken is, liep de gemiddelde behandelduur in de loop van 2021 op tot bijna 19 weken en waren we in 51% van de aanvragen te laat met beslissen. Inmiddels is de gemiddelde behandelduur weer onder de 13 weken gedaald en loopt het percentage termijnoverschrijding weer richting het gemiddelde van 15%. De tijd die de aanvrager nodig heeft gehad om aanvullende gegevens in te sturen zit daar overigens bij in. Het werkelijke percentage zal daardoor iets lager liggen. De hiervoor genoemde sterke afwijkingen verwachten wij niet in 2022.
