Bedrijfsvoering

Onze opgaven stellen eisen aan de ambtelijke organisatie. Wij zijn betrokken bij wat er om ons heen gebeurt, wij zijn aanspreekbaar voor onze burgers en betrouwbaar in wat wij voor hen doen. Bedrijfsvoering maakt dat mogelijk. Hoe doen wij dat?

Wij zijn professionals. Die oplossingen bedenken, de kunst van het weglaten verstaan en de uitvoering versnellen. Met hart voor de publieke zaak.
Wij luisteren en vragen door. Wij kijken vanuit het perspectief van betrokken burgers en de samenleving. Het contact met de provincie is open en oprecht. Wij kiezen voor een prettige omgang, laten merken dat vragen en klachten van burgers doordringen en geven duidelijke uitleg.
Wij laten zien wat wij doen. Een gelijkwaardige informatiepositie is belangrijk. Dan kan je rekenen op meer begrip voor elkaar. Iedereen moet daarom kunnen zien hoe provinciale besluiten tot stand zijn gekomen, welke overwegingen daarbij zijn betrokken.
Wij communiceren in begrijpelijke taal in onze mailberichten, brieven en webteksten. Onze taal mag niet te moeilijk zijn, bijvoorbeeld door het gebruik van jargon en abstracte woorden, want dan haken lezers af.
Wij hebben grip op financiën. Door Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten en de ambtelijke organisatie betrouwbare financiële informatie te geven. Door risico’s in te schatten en daarvoor maatregelen te treffen.
Wij dagen uit. Jaarlijks kopen wij voor plusminus € 150 miljoen in. Dat is veel geld. Niet voor niets zien wij daarom ‘de kracht van inkoop’: slim inkopen levert een bijdrage aan onze maatschappelijke opgaven.

De aandacht voor de  thema's integriteit en fraude neemt de laatste jaren steeds verder toe. Het zorgt ervoor dat organisaties steeds vaker gevraagd worden transparant te zijn in de visie, het beleid en het toezicht op het integer handelen in alle geledingen van de organisatie. Dat gaat dus niet alleen over fraude, maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik  (M&O), het hanteren van gedragscodes en de naleving van andere regelgeving. 

Wij hebben het fraude en M&O (misbruik & oneigenlijk gebruik) beleid vastgesteld voor de komende twee jaar. In deze periode evalueren we de thema’s rondom de weerbare organisatie zodat we deze meer bij elkaar kunnen brengen. Met dit beleid voldoen we aan de vereisten vanuit o.a. de rechtmatigheidsverantwoording, met als uiteindelijke doel om fraude- en M&O-risico’s binnen de provincie adequaat te kunnen beheersen en hierover te kunnen rapporteren. Wij volgen hiermee tevens het advies op van de commissie BBV om een M&O-beleid op te stellen in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording en rapporteren in het jaarverslag over de fraudegevoeligheid van de organisatie. 

Concern control maakt bij het opstellen van het jaarlijkse auditplan een inschatting van de frauderisico’s binnen onze organisatie. Inmiddels hebben we de grootste fraude en M&O risico's in kaart gebracht. Hierbij wordt een objectief beeld gevormd van de maatregelen van interne beheersing die onze organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes te voorkomen. Ook toetst concern control in welke mate deze maatregelen effectief zijn. Voor fraude is deze gangbare definitie gebruikt: Een opzettelijke handeling door één of meer personen waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te verkrijgen. Op basis van gesprekken met het verantwoordelijke management en de proceseigenaren en (verbijzonderde) interne controles zijn geen fraude incidenten geconstateerd. 

Het jaarverslag integriteit 2024 is toegevoegd als bijlage bij dit jaarverslag en gaat dieper in op alles wat op het vlak van integriteit heeft gespeeld, waaronder het aantal gesprekken met de vertrouwenspersonen, het aantal meldingen van een (vermoeden van een) integriteitsschending en andere ontwikkelingen, onder meer de (verdere) integratie met de thema's fraude, informatiebeveiliging en ondermijning.  

Sinds verslagjaar 2023 nemen wij een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. Gedeputeerde Staten was al verantwoordelijk voor het rechtmatig handelen van de Provincie. Vanaf het boekjaar 2023 nemen Gedeputeerde Staten expliciete verantwoordelijkheid en legt hierover in de jaarrekening verantwoording af aan de Provinciale Staten.  

De rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit: 

• Het ingevulde door de commissie BBV (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten) voorgeschreven format van de rechtmatigheidsverantwoording. 
• Toelichtingen van afwijkingen boven de door PS vastgestelde verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves. 
• Toelichtingen van afwijkingen boven de door PS vastgestelde rapportagegrens (5% van de materialiteit). 

Grondslagen rechtmatigheidsverantwoording

De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld volgens de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en de financiële- en controleverordeningen van provincie Overijssel. Daarnaast geldt het door Provinciale Staten vastgestelde normenkader 2024 als toetsingskader voor de rechtmatigheidsverantwoording. De scope van onze controlewerkzaamheden staat beschreven in het auditplan 2024. 

Door Provinciale Staten zijn in het normenkader grensbedragen vastgesteld voor het rapporteren over afwijkingen. Alle rechtmatigheidsafwijkingen boven de verantwoordingsgrens worden in deze verantwoording kort en bondig benoemd. Voor de verantwoordingsgrens is dat € 11,7 miljoen (1% van de lasten inclusief toevoegingen aan de reserves) 

In deze paragraaf wordt een nadere toelichting gegeven op alle onrechtmatigheden die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen voor zover deze de rapporteringstolerantie overschrijden. De rapportagetolerantie is € 585.000 (5% van de goedkeuringstolerantie).  

Conclusie rechtmatigheid 

Gedeputeerden Staten concludeert dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit binnen de daarvoor gestelde verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves. De omvang van de fouten en onduidelijkheden over het lopende verslagjaar 2024 is respectievelijk € 6.200.818 en € 86.759. De provincie blijft ruim binnen verantwoordingsgrens van afgerond € 11,7 miljoen. 

Toelichting bij de drie rechtmatigheidscriteria 

De rechtmatigheidsverantwoording heeft betrekking op drie criteria: het voorwaardencriterium, het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium en het begrotingscriterium. 

Toelichting op de afwijkingen 
Afwijkingen boven de rapportagegrens dienen te worden toegelicht. Deze afwijkingen, met een totaal van € 6.287.577 hebben betrekking op Europese aanbestedingen en het begrotingscriterium. Het voldoen aan de Europese aanbestedingswet is verplicht voor de Provincie Overijssel. De geconstateerde rechtmatigheidsfouten hebben hoofdzakelijk een incidenteel karakter, waarbij het merendeel betrekking heeft op lopende incorrecte contracten. 

Voorwaardencriterium 
Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving, zowel intern als extern. Met onze interne controles sluiten we aan bij de goedkeurings- en rapporteringstoleranties die de accountant hanteert. In nauwe samenspraak met de accountant hebben we de omvang van de steekproeven en de uit te voeren controles bepaald. 

Verbeterpunten om deze fouten in de toekomst te voorkomen 
Ondanks de daling van het aantal rechtmatigheidsfouten bij Europese aanbestedingen wordt er blijvend aandacht gevraagd voor het belang voor het professionaliseren van de inkoopfunctie. Door het opzetten van het Expertise Centrum Inkoop is er coördinatie op de strategie en het contractmanagement en -register. Belangrijk is wel dat de gehele organisatie hierbij aanhaakt. 

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium 
Het is aan de Provincie om effectieve maatregelen te nemen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen en te bestrijden. Om dit te bewerkstellingen hebben we een beleidsnota Fraude en M&O opgesteld en zijn de betrokken processen, de daarbij horende risico’s, beheersmaatregelen en controles geïnventariseerd. Vervolgens is er een risicoanalyseframework opgesteld waarin de M&O- en frauderisico’s worden beheerst. Uit de intern uitgevoerde controles zijn voor 2024 geen gevallen van M&O naar voren gekomen. 

Begrotingscriterium 

De begrotingsrechtmatigheid heeft betrekking op het financiële handelen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. Vanaf 2023 kwalificeert de commissie BBV niet alleen de overschrijdingen van lasten en investeringskredieten als een begrotingsonrechtmatigheid, maar ook de onderschrijdingen hiervan. 

Bij een onderschrijding is er sprake van begrotingsonrechtmatigheid als Provinciale Staten hierover niet tijdig is geïnformeerd. In de financiële verordening van de Provincie Overijssel is er duiding gegeven aan het begrip tijdig.  

Uit onze controles is gebleken dat de begrote lasten voor Kerntaak 5 Regionale economie zijn overschreden met € 4,3 miljoen. Deze overschrijding is het saldo van overschrijdingen van budgetten met € 7,6 miljoen enerzijds en een onderbesteding op de KVO-budgetten met € 3,3 miljoen anderzijds.

• De overschrijdingen doen zich voor op budgetten voor SPUKS (€ 2,2 miljoen), Europese programma's (€ 2,6 miljoen) en algemene middelen (€ 2,9 miljoen). 
  De overschrijding van de budgetten voor de SPUKS worden gecompenseerd via  direct gerelateerde inkomsten vanuit de ontvangen SPUKS.
• De overschrijding op de budgetten voor Europese programma's worden voor € 1,4 miljoen gecompenseerd door direct gerelateerde inkomsten. Dit zijn bijdragen van projectpartners en ontvangen Europese cofinanciering. Voor € 1,2 miljoen betreft het eerdere bestedingen dan verwacht, passend binnen het bestaande beleid. Tot overschrijding van de beschikbare programmamiddelen voor de periode 2021-2027 leidt dit niet.
• De overschrijding op budgetten die worden gedekt uit de algemene middelen worden veroorzaakt door benodigde toevoegingen aan de Voorzieningen voor de HMO en TecBase. Op basis van de uitkomsten van de jaarrekeningen van deze partijen hebben wij € 3,7 miljoen toegevoegd aan deze voorzieningen. Dit is voor € 0,8 miljoen gecompenseerd door onderbesteding op andere posten. De resterende overschrijding van € 2,9 miljoen past binnen het bestaande beleid.

Bovenstaande leidt ertoe dat de overschrijdingen op Kerntaak 5 als acceptabel worden aangemerkt en niet meetellen voor het rechtmatigheidsoordeel.

Uit onze controles zijn bij de investeringskredieten een aantal kleine foutjes ontdekt beneden de rapportagegrens. 

Hieronder vindt u een tabel met onderbesteding op kerntaakniveau. Voor verdere uitleg over de onderliggende verklaring van de onderbesteding verwijzen wij u naar de prestatiepagina. 

Concern control heeft in opdracht van Gedeputeerde Staten een art. 217a onderzoek uitgevoerd naar subsidies. De bevindingen en aanbevelingen die gedaan zijn dragen bij aan het bereiken van het doel van dit onderzoek. Het doel was meer inzicht in en grip op de doeltreffendheid en doelmatigheid van subsidies te verkrijgen.  De belangrijkste conclusies zijn dat de provincie Overijssel haar subsidiedoelen grotendeels realiseert en dat de werkwijze van de provincie tot verminderde administratieve lasten leidt.