Openbaarheidsparagraaf

Nieuw in de Woo is de verplichting om 17 informatiecategorieën actief openbaar te maken. Deze verplichting wordt stapsgewijs - in vier tranches – ingevoerd. 

De eerste tranche is ingeregeld en op 1 november 2024 in werking getreden. Dit betekent dat over deze categorieën bepaalde documenten nu standaard beschikbaar worden gesteld zonder dat er een verzoek voor nodig is. 

De 2e t/m 4e tranche treden naar verwachting in werking vanaf 3e kwartaal 2025 t/m 2026. Hiervoor worden nu de voorbereidingen getroffen voor de processen en de ICT. Bij ICT gaat het onder andere om ICT tools om documenten te kunnen lakken en te publiceren. Voor dat laatste zijn er ook koppelingen nodig tussen systemen. Onder andere wordt er landelijk een koppeling ontwikkeld met het platform Open Raadsinformatie (ORI). Voor de ontwikkeling en aansluiting ontvangen wij financiële steun van het Rijk. Dit platform kan een belangrijke rol spelen in het verder toegankelijk maken van onze informatie. 

Ter voorbereiding op het actief openbaar maken van stukken hebben wij in 2024 via een pilot geëxperimenteerd. Voor een afgebakende periode hebben wij alle documentatie rondom kapvergunningen (houtopstanden) proactief gepubliceerd. Dit experiment had als doel om te onderzoeken hoe de samenleving hierop reageert en om inzicht te krijgen in de inspanning die dit van onze ambtenaren vergt. De lessen uit dit experiment worden meegenomen bij het verder ontwikkelen van ons beleid rondom actieve openbaarmaking. 

Eind 2023 en in 2024 hebben wij ingezet op het uitbreiden van onze capaciteit om Woo-verzoeken goed af te kunnen handelen. Wij ontvingen in 2024 in totaal 127 Woo-verzoeken. Voor 2025 zien we nu al een stijgende lijn in deze aantallen. De coördinatie van deze verzoeken wordt nu centraal opgepakt, wat heeft geleid tot een betere samenwerking tussen de verschillende eenheden binnen onze organisatie. Hierdoor is de kwaliteit van de afhandeling, werkwijze en omliggende besluiten verbeterd. 

Hoewel er al veel verbeteringen zijn doorgevoerd, constateren wij dat de afhandeling van Woo-verzoeken nog niet altijd binnen de wettelijke termijn plaatsvindt. Dit heeft de volgende oorzaken: 

1. De toename van het aantal Woo-verzoeken, zoals hiervoor omschreven;
2. De complexiteit van de verzoeken, die meer tijd vraagt voor het verzamelen en beoordelen van alle relevante informatie. Voor elk verzoek moeten alle aanwezige digitale en papieren documenten worden verzameld en beoordeeld op de toepassing van één of meer uitzonderingsgronden. Als dat het geval is (bijvoorbeeld persoonsgegevens), moeten deze passages worden weggelakt;
3. Omvangrijke verzoeken die beslag leggen op de capaciteit voor de afhandeling van andere Woo-verzoeken;
4. De wetgever schrijft voor dat derde-belanghebbenden in de gelegenheid moeten worden gesteld om een zienswijze te geven voordat de informatie aan de verzoeker wordt verstrekt. We zijn deels afhankelijk van de snelheid waarmee een derde-belanghebbende reageert en de opvolging die een zienswijze vereist. Dit vraagt om een zorgvuldige afweging die ertoe kan bijdragen dat termijnen niet worden gehaald. 

Dit knelpunt wordt verder toegelicht in een brief gericht aan de Provinciale Staten (PS). Deze brief is te raadplegen via de volgende link: Brief aan Provinciale Staten. PS heeft deze brief ontvangen op 30-09-2024, om hen te informeren over de voortgang van de implementatie van de Woo. 

In 2025 ligt de focus op het verder verbeteren van de snelheid van afhandeling, zodat meer Woo-verzoeken binnen de wettelijke termijn afgehandeld kunnen worden. Dit streven sluit aan bij onze ambitie om transparantie en toegankelijkheid voor de samenleving verder te vergroten.