Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering

Dit is hoe wij denken

Onze opgaven stellen eisen aan de ambtelijke organisatie: wij zijn betrokken bij wat er om ons heen gebeurt, wij zijn aanspreekbaar voor onze burgers en betrouwbaar in wat wij voor hen doen. Bedrijfsvoering maakt dat mogelijk. Hoe doen wij dat?

Wij zijn professionals. Die oplossingen bedenken, de kunst van het weglaten verstaan en de uitvoering versnellen. Met hart voor de publieke zaak.

Wij luisteren en vragen door. Wij kijken vanuit het perspectief van betrokken burgers en de samenleving. Het contact met de provincie is open en oprecht. Wij kiezen voor een prettige omgang, laten merken dat vragen en klachten van burgers doordringen en geven duidelijke uitleg.

Wij laten zien wat wij doen. Een gelijkwaardige informatiepositie is belangrijk, dan kun je rekenen op meer begrip voor elkaar. Iedereen moet daarom kunnen zien hoe provinciale besluiten tot stand zijn gekomen, welke overwegingen daarbij zijn betrokken.

Wij communiceren in begrijpelijke taal. In onze mailberichten, brieven en webteksten. Onze taal mag niet te moeilijk zijn, bijvoorbeeld door het gebruik van jargon en abstracte woorden, want dan haken lezers af.

Wij hebben grip op financiën. Door Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten en de ambtelijke organisatie betrouwbare financiële informatie te geven. Door risico’s in te schatten en daarvoor maatregelen te treffen.

Wij dagen uit. Jaarlijks kopen wij voor plusminus € 150 miljoen in. Dat is veel geld, niet voor niets zien wij daarom ‘de kracht van inkoop’: slim inkopen levert een bijdrage aan onze maatschappelijke opgaven.

Dit is wat wij doen

Het team Personeel en Organisatie helpt leidinggevenden en medewerkers om de best mogelijke resultaten te bereiken. Het team biedt ondersteuning bij het aantrekken van geschikte kandidaten voor een (vaste) baan of tijdelijk werk en adviseert over leren en ontwikkelen tijdens alle fasen van de loopbaan. Nu en in de toekomst.

De juristen hebben een specialistische rol. Zij staan voor rechtmatigheid van het handelen van de provincie. Hun adviezen zijn oplossingsgericht. Deregulering en de-escalatie zijn belangrijke uitgangspunten.

Onze communicatieprofessionals werken aan het versterken van de relaties van de provincie met burgers, bedrijven, andere overheden, belangengroepen en overige partners. Zij stellen kaders en geven uitvoering aan de (digitale) communicatiestrategie, nieuws- en informatievoorziening. Daarnaast organiseren zij de representatie van het College.

De provincie wil de continuïteit van dienstverlening waarborgen. Daarvoor is informatievoorziening cruciaal, met inbegrip van een betrouwbare en veilige ICT-infrastructuur. Het team Informatie verzorgt dit, samen met het SSC ONS (opdrachtnemer). Onze collega’s helpen ook bij het vastleggen en ontsluiten van informatie.

De afhankelijkheid van de ICT-infrastructuur neemt toe. Dat geldt ook voor (de verwerking van) data. Dat maakt ons kwetsbaar voor digitale dreigingen. De provincie verhoogt daarom haar digitale weerbaarheid. Hierbij wordt aansluiting gezocht met verplichte wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeveiliging en privacy, zoals de Baseline Informatiebeveiliging Overheid en de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

De financiële teams staan opgesteld voor het financieel beleid en zijn de regisseur van de begroting en de jaarrekening. Aan de basis staat een up-to-date financiële administratie en betrouwbare financiële verslaglegging.

Het facilitaire team ten slotte werkt full service en met speciale aandacht voor gastvrijheid. Ze geven uitvoering aan onder andere de receptie, de schoonmaak en de beveiliging. Belangrijk is het verminderen van het energiegebruik en het vergroten van de CO2 -neutraliteit van de organisatie.

Actualiteiten

Wij ondersteunen onze interne klanten bij hun bedrijfsvoering onder het credo ‘bedrijfsvoering maakt mogelijk’. Daartoe bieden wij een ruim pakket aan basisdienstverlening, adviesdiensten en producten aan. Een deel van onze dienstverlening is gestandaardiseerd om eenduidig, betrouwbaar en efficiënt te kunnen werken. En een deel van de dienstverlening is uitbesteed, bijvoorbeeld aan het SSC ONS. Wij werken voor de provincie, voor onze collega’s.

In gesprek

Daarom gaan wij in een periodieke gesprekcyclus onze interne klanten benaderen. De gesprekken moeten gaan over de wederzijdse verwachtingen en inspanningen. Omdat wij – in onze wisselwerking met de klant- de dienstverlening blijven verbeteren.

De keten sluiten

Een deel van de dienstverlening is uitbesteed. Het is onze uitdaging om te zorgen voor een goede regie in deze samenwerkingsrelaties zodat wij geïntegreerd kunnen werken. Dat vergt om helder rolgedrag in termen van eigenaarschap en opdrachtgeverschap. Hierop willen wij onszelf verbeteren.

Innovatie

Bedrijfsvoering staat nooit stil en ontwikkelingen gaan snel. Om onze interne klanten goed te blijven ondersteunen staan innoveren, door ontwikkelen en out-of-the-box denken bovenaan onze strategische bedrijfsvoeringsagenda. We willen onze klanten immers ook in de toekomst terzijde staan.


Actualiteiten 2021

  • Met het programma ‘DA’S digitaal werken’ zetten we een belangrijke stap op weg naar een digitale provincie. In 2021 krijgt dit zijn beslag met de afronding van de invoering van zaakgericht werken ten behoeve van klantgerichte dienstverlening en op dat moment beschikt de hele organisatie over moderne toepassingen voor zowel interne als externe samenwerking.
  • Onze inspanningen voor de verbetering van de informatieveiligheid worden geïntensiveerd. Naar verwachting zullen onze investeringen vruchten gaan afwerpen; wij gaan van reactief optreden (incidenten afhandelen) naar proactief optreden (incidenten voorkomen). 
  • We geven uitvoering aan de digitaliserings- en datastrategie. Hierbij is de insteek om de opgaven goed te kunnen ondersteunen bij het realiseren van hun doelen door gebruik te maken van digitalisering, met daarbij de benodigde doorontwikkeling van de organisatie. 
  • Werk wordt flexibeler. Tijd- en plaats bewust werken wordt meer en meer het uitgangspunt, met heldere afspraken over welk werk waar wordt verricht. In 2021 werken wij de impact op werk/privé balans, leiderschap en autonomie, sociale aspecten, voorzieningen en regelingen verder uit. 
  • Diversiteit gaat over verschillen tussen individuen in een groep. Diversiteit en inclusie binnen de provincie Overijssel zijn belangrijk. We geloven dat er kracht in verschil zit. Want als iedereen hetzelfde is, kunnen we niet van elkaar leren. In 2021 investeren we in diversiteitsinterventies om de diversiteit binnen de provincie te vergroten.
  • De ervaringen die we tijdens de Covid19 periode in 2020 hebben opgedaan, bieden inzichten die we in 2021 willen vertalen naar aanpassingen in het gebouw. Zodat we ontmoetingen in alle omstandigheden zo goed mogelijk kunnen blijven faciliteren.
    Daarnaast starten we in 2021 met het uitvoeren van de dit jaar voorbereide verduurzamingsmaatregelen die noodzakelijk zijn om te voldoen aan de klimaateisen voor gebouwen.
  • We hebben landelijk een actieve inbreng rond de actuele grote strategisch financiële dossies zoals: de fiscalisering mobiliteit (belastinggebied), artikel 2 onderzoeken vanwege het Klimaatakkoord, de samenwerking met het Rijk in de Corona herstelmaatregelen en de periodieke evaluaties rond èn de actualisatie van het provinciefonds . In aanloop naar de Perspectiefnota 2022 zullen we deze ontwikkelingen ook in een Overijssels perspectief plaatsen.