Wij ondersteunen onze interne klanten bij hun bedrijfsvoering onder het credo ‘bedrijfsvoering maakt mogelijk’. Daartoe bieden wij een pakket aan basisdienstverlening, adviesdiensten en producten. Deels gestandaardiseerd om eenduidig, betrouwbaar en efficiënt te kunnen werken. Deels uitbesteed, bijvoorbeeld aan het SSC ONS. Wij werken voor de provincie, voor onze collega’s. Het is onze uitdaging om te zorgen voor een goede regie in deze samenwerkingsrelaties zodat wij geïntegreerd kunnen werken. Dat vergt om helder rolgedrag in termen van eigenaarschap en opdrachtgeverschap.
Bedrijfsvoering staat nooit stil en ontwikkelingen gaan snel. Om onze interne klanten goed te blijven ondersteunen, staat innoveren bovenaan onze strategische bedrijfsvoeringsagenda. We willen onze klanten ook in de toekomst terzijde staan.
Actualiteiten 2023
HR
Arbeidsmarkt en instroom
De arbeidsmarkt is volop in beweging, dit expertisegebied en bijbehorende processen ontwikkelen mee binnen team HR. Gezien de in- en externe ontwikkelingen en de omvang van de instroom is in 2021 een nieuw proces ontwikkeld voor alle vormen van instroom (in- en externe vacatures, externe inhuur, uitzendkrachten, trainees, werkervaringsplaatsen, stagiaires, klussen, detachering). 2022 staat in het teken van de implementatie. Kern van het proces is één professioneel centraal loket waarbij alle vormen van instroom via een vergelijkbaar proces worden uitgevoerd. Bij dit alles nemen we telkens de (potentiële) kandidaat als uitgangspunt omdat de arbeidsmarkt daar om vraagt. Door het éénduidige proces centraal te organiseren en gegevens op één plek vast te leggen, kunnen wij de leidinggevenden/vacaturehouders in onze organisatie meer ontzorgen, hebben we meer regie op het proces en kunnen we voorzien in heldere managementinformatie.
In januari 2022 is HR gestart met een Welkomstprogramma voor nieuwe medewerkers, met als onderdelen de Welkomstdag voor de eerste werkdag en meerdere gezamenlijke ontmoetingsmomenten gericht op het beter leren kennen van de organisatie, als ook het ontwikkelen van een collegiaal netwerk. Daarnaast is een vernieuwde opzet van de Workshop Integriteit onderdeel van het introductieprogramma.
Leren, Ontwikkelen en Leiderschap
Ontwikkelingen en digitalisering doen een beroep op nieuwe kennis en vaardigheden. Om daar goed in mee te komen, ontwikkelen we leerlijnen. Zo dragen we bij aan duurzame inzetbaarheid van onze collega’s, waarbij naast cognitieve ontwikkeling ook aandacht is voor aspecten als sociale weerbaarheid.
In 2022 werken leidinggevenden verder aan gezamenlijke leiderschapsontwikkeling in ‘de Expeditie Leiderschap in Verbinding’. Medio 2022 zal via een gezamenlijke afronding de basis worden gelegd voor een passend vervolg.
Diversiteit en inclusie
We werken aan een samenhangende aanpak van diversiteit en inclusie vanuit een brede visie als eigentijdse werkgever. Daarbij werken we samen met collega’s van de provincie die extern activiteiten rond dit onderwerp organiseren. De voorbereidingen voor aansluiting bij het Charter Diversiteit vanuit de SER in 2022 zijn in gang gezet.
Begin 2022 is het pilot Programma statushouders gestart, waarbij 4 statushouders werken bij provincie Overijssel en diverse trainingen krijgen aangeboden.
Aanscherping mobiliteitsvergoedingen
De provincie Overijssel kent een beperkte regeling voor vergoeding van woon-werkverkeer. Duurzaamheid, aantrekkelijk werkgeverschap en vitaliteit zijn belangrijke redenen om de regeling gericht te verbreden. In het najaar van 2022 wordt een voorstel uitgewerkt met daarin een pakket maatregelen om de medewerkers vanaf 2023 te stimuleren duurzamer te reizen. Hiervoor vragen we ook aandacht voor in een gedragscampagne.
Informatievoorziening en Digitalisering
Informatiehuishouding:
Het project om onze informatiesystemen te moderniseren is in 2022 afgerond. Hiermee is een omgeving gecreëerd om zaakgericht te kunnen werken en te kunnen samenwerken. Deze omgevingen zijn geschikt om te voldoen aan de eisen die de Omgevingswet en de WOO aan overheidsinstanties stelt. Het project heeft voorzien in een basisinrichting die verder zal moeten worden uitgebouwd in 2023 en de jaren daarna.
Zo valt te denken aan additionele functionaliteiten en processen die de samenwerkings-, verantwoordings- en besluitvormingsprocessen nog beter ondersteunen. Dit vraagt om investeringen in tijd en geld.
Vanaf 2023 is de oude omgeving uitsluitend nog raadpleegbaar. De oude omgeving bevat zeer veel en belangrijke informatie van de afgelopen 10 jaar. Wij zijn verplicht deze informatie op een juiste manier op te schonen en om het veilig toegankelijk te maken en te houden. Hiervoor wordt in 2023 een apart traject opgestart. Daarbij wordt ingespeeld op de eisen uit de nieuwe archiefwet en de ontwikkelingen m.b.t. eDepot en Collectie Overijssel. We gaan in 2023 meer documenten overbrengen naar Collectie Overijssel. We bereiden de aanbesteding voor een eDepot voor met als ambitie om in 2023/2024 te kunnen starten met implementatie. We bereiden ons voor op de ontwikkelingen ten aanzien van het stikstof dossier en houden rekening met de gevoeligheid bij de dossiervorming. Mogelijk vraagt dit extra aandacht als het onderwerp vanuit archiveringsperspectief wordt gezien als hotspot.
Security & Privacy
Op het gebied van Security & Privacy ondernemen we verschillende initiatieven. In de Perspectiefnota 2023 hebben wij u hierover geïnformeerd en zijn middelen beschikbaar gesteld. De interne controles hebben uitgewezen dat we nog niet volledig voldoen aan de wetgeving en de afgesproken normenkaders. Hieraan willen we werken in 2023. Onze acties zijn gericht op het voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), het starten van diverse ISO trajecten, met als doel om certificeerbaar te zijn op het gebied van informatiebeveiliging, risicomanagement en privacy.
Daarnaast willen we onze positie versterken in het Veiligheidsnetwerk Oost-Nederland en willen we aansluiten bij de interprovinciale initiatieven, zoals IP-ISAC (interprovinciaal information sharing and analysing centre) met als doel om een sterker front te kunnen vormen op het gebied van cybercriminaliteit. Dit alles gaat gepaard met diverse activiteiten op het gebied van bewustwording en professionalisering.
We zullen in 2023 onze weerbaarheid toetsen zodat we weten waar we kwetsbaar zijn. Dit kan liggen in de factor mens, organisatie of techniek. Of in een combinatie van die factoren. Naar aanleiding daarvan zullen we aanvullende maatregelen nemen om die kwetsbaarheden weg te nemen. Een bijkomend effect is dat het veiligheidsbewustzijn enorm verhoogt. Dat is belangrijk, omdat uit onze praktijk blijkt dat de mens meestal de meest kwetsbare schakel in de beveiliging vormt. Bewustwording versterkt zo het effect van de investeringen die we doen.
ICT en Informatievoorzieningen
Onze ICT-omgeving ondergaat in 2023 een verdere modernisering. Zo wordt de telefonie-omgeving vernieuwd en wordt het beheer van de werkplek uitbesteed. Hiervoor zijn enkele scenario’s uitgewerkt waarvoor we nog een definitieve keuze zullen maken. Dergelijke trajecten zijn technisch en organisatorisch complex. Ook voor ONS-ICT is Digitale weerbaarheid een belangrijk gegeven. Om de digitale weerbaarheid te vergroten investeert ONS-ICT in nieuwe technologieën en in opleiding en training van medewerkers. Door de benodigde investeringen in onder andere modernisering, cyberveiligheid en verbetering van de dienstverlening stijgt de bijdrage van Overijssel. Bij de Perspectiefnota 2023 zijn hiervoor middelen beschikbaar gesteld.
Organisatieontwikkeling
In 2022 hebben we het formele deel van de doorontwikkeling afgerond. De doorontwikkeling is enerzijds gericht op het kwalitatief en kwantitatief versterken van de Informatie & Digitaliseringsorganisatie. Anderzijds is het bedoeld om de organisatie als systeem opnieuw in te richten, passend bij de huidige en toekomstige opgaven op het gebied van Informatievoorziening en Digitalisering. De ontwerpfase is af, de functies zijn benoemd en deels ingevuld. In 2023 richten we ons primair op de implementatie van de governance, cultuur en werkwijzen die het gevolg zijn van de nieuwe inrichting.
Financiën
In de Perspectiefnota 2023 hebben wij de onzekerheden rond de provinciale financien geduid. Deze hangen mn samen met de besluitvorming over de grote dossiers zoals de nieuwe financieringssystematiek, het provinciaal belastinggebied en de actualisatie van de verdeling van het Provinciefonds. Wij zijn actief betrokken bij deze landelijke dossiers. Ter voorbereiding op de volgende coalitieperiode zullen wij de toekomstige financiële ontwikkelingen en consequenties duiden. Een en ander in navolging op de stappen die we bij de Perspectiefnota 2023 hebben gezet en de in beeld gebrachte financiële stuurknoppen.
Op 1 januari 2023 gaat het nieuwe horizontaal toezicht door de Belastingdienst van start. We streven ernaar om het horizontaal toezicht met de Belastingdienst te continueren en bereiden het sluiten van een convenant Doorontwikkeld Horizontaal Toezicht voor.
We geven de versterking van de financiële teams vorm met de middelen die beschikbaar zijn gesteld bij de Perspectiefnota 2023. De inhaalslag is nodig om de toegenomen en toenemende druk (door onder andere complexere maatschappelijke opgaven, intensievere vraag naar en noodzaak van advies en (business)control en de verschuiving van de rechtmatigheidsverantwoording) het hoofd te kunnen bieden.
Rechtmatigheidsverantwoording door Gedeputeerde Staten (GS)
Wij zijn als Gedeputeerde Staten al staatsrechtelijk en bestuurlijk verantwoordelijk voor de rechtmatigheid. Maar waar het tot op heden de accountant is die hierover verslag uitbrengt, stellen wij met ingang van verslagjaar 2023 zelf een verantwoording op, die opgenomen wordt in de jaarstukken. Het is aan Provinciale Staten om een verantwoordingspercentage vast te stellen tussen 0% en 3%. Dit percentage geeft aan vanaf welk bedrag er fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording dienen te worden opgenomen. Daarnaast moeten wij in de Paragraaf bedrijfsvoering een nadere toelichting geven op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen. In het statenvoorstel bij deze begroting wordt de verantwoordinggrens voor 2023 vastgesteld.
Facilitair
Verduurzaming huisvesting
Wij willen een bijdrage leveren aan de energietransitie. Wij hebben daar een voorbeeldfunctie in. Wij willen onze bijdrage leveren door onze CO2 uitstoot te reduceren (gasloos), ons energieverbruik te verminderen (isolatie, slimme stopcontacten) en door de energie die wij gebruiken zelf op te wekken (zonnepanelen). Wij versnellen daarom in 2023 de verduurzaming van het provinciehuis en voorzien de steunpunten van de provincie van volledig gasloos energieverbruik. Door verduurzaming van ons provinciaal vastgoed voorkomen wij dat de exploitatielasten door de sterk gestegen energiekosten verder stijgen.
Huisvesting TOP Werken
Om tijd-, omgevings- en plaatsbewust (TOP) werken te faciliteren, zullen wij vanaf 2023 de provinciale huisvesting overeenkomstig onze duurzaamheidsdoelen aanpassen. Vanuit de provincie stimuleren we minder en anders reizen door onze medewerkers en daardoor een lagere CO2-uitstoot. Het provinciehuis wordt daardoor minder en anders gebruikt en de steunpunten gaan een bredere functie vervullen.
We veranderen de inrichting van het provinciehuis aan het op TOP gebaseerde gebruik. Bestaande inrichtingselementen zullen wij zoveel mogelijk behouden en waar nodig van extra onderhoud of nieuwe stoffering voorzien. Bij nieuwe producten gebruiken wij circulaire materialen, mits prijs en kwaliteit in balans zijn. Daarnaast passen we de steunpunten in Tubbergen, Raalte en Wanneperveen bouwkundig en installatietechnisch aan, zodat TOP Werken beter ondersteund en de mobiliteit beperkt wordt.
Ontwikkeling facilitaire dienstverlening
Om de facilitaire dienstverlening aan te laten sluiten bij de eisen en wensen die de organisatie stelt en om verder te professionaliseren, zal in 2023 het facilitaire cluster Dienstverlening in een nieuwe vorm van start gaan. Een en ander leidt tot een integraal werkend cluster Dienstverlening en een beperktere uitbesteding van taken op het gebied van beveiliging en catering. In 2023 voorzien wij ook een beperkte uitbreiding van de formatie van het team BVFAC door het inbesteden van beveiliging en catering en om tegemoet te kunnen komen aan de stijgende behoefte aan facilitaire dienstverlening.
Juridisch
Advisering
Onze juristen zijn betrokken bij alle grote beleidsdossiers, als adviseur of door mee uitvoering te geven aan beleid. Daarbij hebben zij ook een belangrijke rol als controller. Dat stelt hoge eisen aan onze medewerkers, inhoudelijk én aan hun adviesvaardigheid.
De vraag naar juridische advisering is groot en lijkt steeds verder toe te nemen. Tegelijk is op de arbeidsmarkt de schaarste aan juridisch specialisten voelbaar, meer nog dan in andere sectoren. Het is zaak om als werkgever aantrekkelijk te zijn en te blijven: uitdagend en relevant werk, een fijne werkplek en goede arbeidsvoorwaarden. Zorgpunt daarbij is de inschaling van experts in het loongebouw van de provincie Overijssel.
Aansprakelijkheid en verzekeringen
Een deel van het werk van bedrijfsvoering is extern gericht: de behandeling van verzoeken om planschadevergoeding en nadeelcompensatie, de afwikkeling van civielrechtelijke aansprakelijkstellingen en het verhalen van schades van de provincie zelf. Dat doen wij zakelijk, oplossingsgericht en met empathie.
Het aantal aansprakelijkstellingen - daaronder meegerekend het aantal verzoeken om nadeelcompensatie en planschadevergoeding – neemt enorm toe. Dat is/wordt veroorzaakt door kanaal Almelo-de Haandrik, maar ook doordat de provincie in toenemende mate zelf inpassingsplannen vaststelt en de uitvoering daarvan ter hand neemt. Extra capaciteit daarvoor wordt gecreëerd vanuit de betreffende programmabegroting.
Op de verzekeringsmarkt zien we dat de premies voor verzekeringen stijgen, omdat de schades hoger worden door het stijgende prijspeil. De belangrijkste verzekeringen (aansprakelijkheid en opstallen) worden eind 2022 opnieuw aanbesteed. De totale premie daarvan bedraagt op dit moment circa €320.000. De begroting is aangepast om de verwachte stijging van de premies te kunnen dekken.
