Bedrijfsvoering

Onze opgaven stellen eisen aan de ambtelijke organisatie: wij zijn betrokken bij wat er om ons heen gebeurt, wij zijn aanspreekbaar voor onze burgers en betrouwbaar in wat wij voor hen doen. Bedrijfsvoering maakt dat mogelijk. Hoe doen wij dat?

Wij zijn professionals. Die oplossingen bedenken, de kunst van het weglaten verstaan en de uitvoering versnellen. Met hart voor de publieke zaak.
Wij luisteren en vragen door. Wij kijken vanuit het perspectief van betrokken burgers en de samenleving. Het contact met de provincie is open en oprecht. Wij kiezen voor een prettige omgang, laten merken dat vragen en klachten van burgers doordringen en geven duidelijke uitleg.
Wij laten zien wat wij doen. Een gelijkwaardige informatiepositie is belangrijk, dan kun je rekenen op meer begrip voor elkaar. Iedereen moet daarom kunnen zien hoe provinciale besluiten tot stand zijn gekomen, welke overwegingen daarbij zijn betrokken.
Wij communiceren in begrijpelijke taal. In onze mailberichten, brieven en webteksten. Onze taal mag niet te moeilijk zijn, bijvoorbeeld door het gebruik van jargon en abstracte woorden, want dan haken lezers af.
Wij hebben grip op financiën. Door Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten en de ambtelijke organisatie betrouwbare financiële informatie te geven. Door risico’s in te schatten en daarvoor maatregelen te treffen.
Wij dagen uit. Jaarlijks kopen wij voor plusminus € 150 miljoen in. Dat is veel geld, niet voor niets zien wij daarom ‘de kracht van inkoop’: slim inkopen levert een bijdrage aan onze maatschappelijke opgaven.

Ons HR team werkt mee aan een eigentijdse, vitale provinciale organisatie. Vanuit onze visie op aantrekkelijk werkgeverschap bouwt HR mee aan de uitdagingen van de organisatie en een prettige werkomgeving. De focus ligt daarbij op advisering, arbeidsmarkt en instroom, arbeidsrelaties en rechtspositie, vitaliteit en inclusie, en de provincie als lerende organisatie.

Ons juridisch team heeft een specialistische rol. De juristen staan voor rechtmatigheid van het handelen van de provincie. Hun adviezen zijn oplossingsgericht. Deregulering en de-escalatie zijn belangrijke uitgangspunten.

Onze communicatieprofessionals werken aan het versterken van de relaties van de provincie met burgers, bedrijven, andere overheden, belangengroepen en overige partners. Zij stellen kaders en geven uitvoering aan de (digitale) communicatiestrategie, nieuws- en informatievoorziening. Daarnaast organiseren zij de representatie van GS.

De provincie wil de continuïteit van dienstverlening waarborgen. Daarvoor is (weerbare) informatievoorziening cruciaal, met inbegrip van een betrouwbare en veilige ICT-infrastructuur. Team Informatievoorziening en Digitalisering verzorgt dit, samen met het SSC ONS (opdrachtnemer).

Onze financiële teams staan opgesteld voor het financieel beleid, zijn de regisseur van de begroting en de jaarrekening, en staan aan de lat voor de tweede- en derdelijnscontrol. Aan de basis staat een up-to-date financiële administratie en betrouwbare financiële verslaglegging.

Ons team Facilitair ten slotte werkt full service en met speciale aandacht voor gastvrijheid. Ze geven uitvoering aan onder andere de receptie, de schoonmaak en de beveiliging. Belangrijk is het verminderen van het energiegebruik en het vergroten van de CO2 -neutraliteit van de organisatie.

Financiën
Gezonde financiële positie: duurzaam, wendbaar en weerbaar
We staan voor een gezond financieel beleid, dat bijdraagt aan de mogelijkheden om nu, maar ook in de toekomst de opgaven in Overijssel te kunnen oppakken. We zijn daarbij kritisch op onze financiële uitgangspunten en scherp op de gevraagde budgetten en bestaande reserveringen. Dit vormt de basis voor de nieuwe nota reserves en voorzieningen en financiële verordening, die we aan PS zullen voorleggen.

Stevige inbreng landelijke dossiers: elke regio telt, financiële verhoudingen, toekomstig belastinggebied
De financiën van de provincie Overijssel zijn onlosmakelijk verbonden met de landelijke ontwikkelingen. Keuzes van het Rijk over bijvoorbeeld het provinciefonds, de belasting op mobiliteit en ‘Elke regio telt’ hebben een directe impact op onze begroting. De belangen zijn groot. We zetten deze periode daarom in op een stevige inbreng van uit Overijssel. Kernpunten voor onze inbreng zijn: een stabiele en passende groei van het provinciefonds, een reële en uitlegbare verdeling van het provinciefonds, het behoud van een provinciaal belastinggebied met stabiele inkomsten en een (in financiële zin) zichtbaar rechtvaardige regionale verdeling van rijksmiddelen.

Faciliteren van PS bij vervullen sturende en controlerende taak
Deze begroting is voor wat betreft opbouw en stijl in lijn met de begrotingen uit de afgelopen jaren. Wij gaan met PS in gesprek over de gewenste vorm, inhoud en bespreking van de planning- & controldocumenten om zo werkende wijs te komen tot vernieuwing en een passende rapportagecyclus.

HR
Ons HR-team werkt mee aan een organisatie die toegerust is om de opgaven goed uit te voeren. Als belangrijke thema’s zien wij hierbij: 

• Aantrekkelijk werkgeverschap
• Behouden en ontwikkelen van medewerkers 
• Leiderschap
• Cultuur en organisatieontwikkeling. 

Het coalitieakkoord geeft duidelijk aan dat wij als provincie een overheid zijn die midden in de samenleving staat. Die het perspectief van inwoners, ondernemers en andere organisaties betrekt bij haar opgaven en taken. Het HR-team ziet dit als een duidelijke oproep om onze organisatie en haar medewerkers daarop verder te ontwikkelen. Indien mogelijk zoeken wij daarbij ook de samenwerking met onze provinciale partners. 

Aantrekkelijk werkgeverschap 
De afgelopen jaren is veel geïnvesteerd in arbeidsmarktcommunicatie, recruitment en onboarding (o.a. welkomst dag). Gezien de krapte op de arbeidsmarkt geven wij dit een vervolg. Om ook een aantrekkelijke werkgever voor onze zittende medewerkers te zijn, richten wij ons op het meer inzetten van hun kwaliteiten. In 2024 zullen wij samen met de medewerkers onderzoeken hoe wij meer kunnen aansluiten op hun wensen. De onderstaande thema’s vormen daar een belangrijk onderdeel van.  

Behouden en ontwikkelen van medewerkers 
De wensen en behoeften van medewerkers staan centraal in het te ontwikkelen beleid voor het behouden en ontwikkelen van onze medewerkers. De organisatie heeft daarbij behoefte aan een pragmatische inzet van een strategische personeelsplanning zodat de medewerker op de juiste plek zit (met het ook op de opgave van de provincie).  We moedigen zowel teams als individuele medewerkers aan om hun Persoonlijk Budget Duurzame Inzetbaarheid (PBDI) in te zetten, gericht op duurzame inzetbaarheid, persoonlijke groei en beroepsmatige ontwikkeling. 

Leiderschap 
We ondersteunen leidinggevenden in hun vaardigheden zodat zij hun essentiële rol kunnen vervullen. In collectieve managementmeetings bevorderen we de onderlinge samenhang en prikkelen we met nieuwe thema’s. In de teams geven we ruimte voor ontwikkeling, ontdekken, experimenteren en groei. Voor individuele leidinggevenden zetten we vakontwikkeling, kennis, vaardigheden en reflectie centraal. 

Cultuur & organisatieontwikkeling 
Onze organisatieontwikkeling is nauw verbonden met het bevorderen van leiderschap. Alleen zo kunnen we onze doelstellingen te verwezenlijken. Centraal staat het voortdurende streven naar een open en inclusieve werkcultuur. Hierin richten we ons op belangrijke organisatieontwikkelingsthema's, zoals het bouwen aan verbinding en vertrouwen, het omarmen van digitalisering en dataficering, en het effectief sturen op samenwerking. 

Facilitair
(Verdere) verduurzaming
In 2024 nemen we verduurzamingsmaatregelen om onze CO2 uitstoot verder te reduceren en energie onafhankelijker te worden. Op het provinciehuis vervangen wij de bestaande verlichting door LED-verlichting en plaatsen wij slimme stopcontacten om ons energieverbruik te reduceren, dit doen wij gefaseerd in de periode 2024-2026. Onze steunpunten maken wij gasonafhankelijk door installaties aan te passen en verduurzamingsmaatregelen door te voeren. Deze investeringen verdienen zich voor een groot deel zelf terug. 

In overleg met de gemeente Zwolle gaan wij het regenwater opvangen, zodat de water toe- en afvoer in het Almelose kanaal beter kan worden gereguleerd. Het opgevangen regenwater zal hergebruikt worden. 

TOP-werken
Wij stimuleren tijd- omgeving- en plaatsbewust (TOP) werken. De nieuwe manier van werken vraagt om een andere kantoorinrichting waar ontmoeting centraal staat. Het wijzigen van de kantoorinrichting doen wij op een sobere en doelmatige manier en waar mogelijk combineren we werkzaamheden om kosten te besparen.
Na de renovatie in 2012 is het meubilair toe aan een opknapbeurt. Wij refurbishen waar mogelijk en vervangen waar nodig. Circulariteit staat daarbij hoog in het vaandel.

Ook het bestuurscentrum wordt aangepast aan het TOP-werken concept. De inrichting en indeling van fractiekamers en lobby worden aangepast en de Statenzaal wordt voorzien van nieuw meubilair.   

Ontwikkeling facilitaire dienstverlening
De restaurant- en cateringservice is in 2023 in eigen beheer genomen. Op deze manier kunnen wij beter sturen op belangrijke maatschappelijke thema's als regionale en duurzame inkoop en arbeidsparticipatie.  In 2024 professionaliseren wij onze organisatie om onze dienstverlening te optimaliseren. 

Juridische zaken
Het team juridische zaken is het ‘interne advocatenkantoor’. Vanuit het team geven juristen advies aan eerste lijnjuristen in de eenheden. In grote projecten en programma’s zijn de centrale juristen dikwijls direct betrokken. Dat geldt onder meer voor het PPLG en de stikstofaanpak en de ontwikkelopgave.  In voorkomende gevallen vertegenwoordigen juristen van BVJZ het college bij de rechtbank of Raad van State.  

Inschakeling van externe advocaten gebeurt altijd vanuit het team juridische zaken dat ook de accountmanager is voor het contract huisadvocaatdiensten, dat gezamenlijk met de gemeenten Zwolle en Kampen is afgesloten. 

Naast juridisch advies  heeft het team een rol in kwaliteitszorg. In het ‘juridisch netwerk’ verzorgen of organiseren we scholingsbijeenkomsten en jurisprudentie-overleggen. Ook zijn we nauw betrokken bij de implementatie van nieuwe wetgeving, zoals komend jaar de Omgevingswet.  Ook behandelt het team vrijwel alle aansprakelijkstellingen en nadeelcompensatieverzoeken bij de provincie. In het verlengde daarvan beheren we  de provinciale verzekeringsportefeuille.  

Concern control
Rechtmatigheidsverantwoording door Gedeputeerde Staten
Wij zijn staatsrechtelijk en bestuurlijk verantwoordelijk voor de rechtmatigheid. Maar waar het tot op heden de accountant is die hierover verslag uitbrengt, stellen wij met ingang van verslagjaar 2023 zelf een rechtmatigheidsverantwoording op, die opgenomen wordt in de jaarstukken. Daarnaast nemen wij in de Paragraaf bedrijfsvoering een nadere toelichting op van alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen. 

Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken
Jaarlijks voeren wij een onderzoek uit naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in het kader van artikel 217a PW. Wij hebben  het onderzoeksplan vastgesteld met als onderwerp ‘inkoop en aanbesteding’. De doelstelling van dit onderzoek is om inzichten te geven in de doeltreffendheid en doelmatigheid van de inkoopfunctie binnen de provincie Overijssel in relatie tot het inkoopbeleid.